Strona główna
Logo unii europejskiej

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 10/2019 dotyczące świadczenia usług: konferencyjnej oraz cateringowej podczas 3 konferencji/konferencji szkoleniowych organizowanych w ramach projektu „Wspólnie rozwiązujemy problemy”/ „Společně řešíme problémy ” współfinasowanego ze środków Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Program Interreg V-A Republika Czeska - Polska

Data publikacji: 24.07.2019

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 01-08-2019

Numer ogłoszenia

21543

Status ogłoszenia

Zakończone

Miejsce i sposób składania ofert

1. Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania.
2. Wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania ponoszą Wykonawcy.
3. Zaproponowana w ofercie cena jednostkowa brutto powinna obejmować wszelkie koszty Wykonawcy przypadające na jedną osobę (catering i inne) i obowiązywać będzie niezależnie od liczby osób potwierdzonej ostatecznie przez Zamawiającego. Cena wynajmu Sali konferencyjnej będzie podana w całości, nie jako cena jednostkowa przypadająca na jedną osobę.
4. Cena oferty musi być podana cyfrowo, zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku oraz powinna być wskazana w postaci kwoty netto oraz brutto.
5. Ofertę należy złożyć w języku polskim bądź czeskim w formie pisemnej, czytelnie, wypełniając nieścieralnym długopisem lub komputerowo. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta musi być sporządzona w języku polskim bądź czeskim.
6. Ofertę wraz z załącznikami należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w terminie do dnia 01.08.2019 r, do godziny 09:00.
a) za pośrednictwem poczty, kuriera lub osobiście: Europejskie Ugrupowanie Współpracy Terytorialnej NOVUM ul. 1 Maja 27, pokój 212, 58-500 Jelenia Góra - w zamkniętej kopercie z podanym numerem postępowania,
b) przesłać w wersji elektronicznej (skany) na adres: biuro@euwt-novum.eu. Mail powinien posiadać temat „Oferta na Zapytanie ofertowe nr 10/2019”.
7. Oferty złożone po terminie o którym mowa w ust. 6 nie będą rozpatrywane.
8. Wszystkie załączniki do oferty winny zostać złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, przez osobę upoważnioną do działania w imieniu Wykonawcy zgodnie z dokumentami rejestrowymi.
9. W przypadku ustanowienia pełnomocnika, wraz z ofertą należy złożyć dokument pełnomocnictwa.
10. W toku oceny oferty, Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość poprawiania w złożonej ofercie oczywistych omyłek pisarskich, oczywistych omyłek rachunkowych, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz innych omyłek polegających na niezgodności oferty z opisem zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.
12. Przed upływem terminu do składania ofert Wykonawca może ofertę zmienić lub wycofać. Zarówno zmiana jak i wycofanie wymagają formy pisemnej, winny być złożone zgodnie z pkt. 6, a na kopercie winno się znaleźć zastrzeżenie – WYCOFANIE OFERTY LUB ZMIANA OFERTY.
13. Oferty nie spełniające wymogów opisanych w niniejszym zapytaniu, podlegały będą odrzuceniu z zastrzeżeniem ust. 7.

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

biuro@euwt-novum.eu

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Monika Kozłowska

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

+48 506 425 002

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe świadczenie usług w zakresie organizacji i obsługi 3 konferencji/konferencji szkoleniowych w ramach projektu „Wspólnie rozwiązujemy problemy”/ „Společně řešíme problémy” współfinasowanego ze środków Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Program Interreg V-A Republika Czeska – Polska, polegających na zapewnieniu wyżywienia, sal konferencyjnych oraz miejsc parkingowych podczas konferencji. Konferencje organizowane będą w latach 2019-2020.
Zamówienie podzielone jest na 3 Części, każda z nich obejmuje konkretną konferencję. Podziału dokonuje się ze względu na rozpiętość czasową programu oraz obszar wsparcia Programu.

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi hotelarskie

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: dolnośląskie Powiat:

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe świadczenie usług w zakresie organizacji i obsługi 3 konferencji/konferencji szkoleniowych w ramach projektu „Wspólnie rozwiązujemy problemy”/ „Společně řešíme problémy” współfinasowanego ze środków Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Program Interreg V-A Republika Czeska – Polska, polegających na zapewnieniu wyżywienia, sal konferencyjnych oraz miejsc parkingowych podczas konferencji. Konferencje organizowane będą w latach 2019-2020.
Zamówienie podzielone jest na 3 Części, każda z nich obejmuje konkretną konferencję. Podziału dokonuje się ze względu na rozpiętość czasową programu oraz obszar wsparcia Programu,

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe świadczenie usług w zakresie organizacji i obsługi 3 konferencji/konferencji szkoleniowych w ramach projektu „Wspólnie rozwiązujemy problemy”/ „Společně řešíme problémy” współfinasowanego ze środków Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Program Interreg V-A Republika Czeska – Polska, polegających na zapewnieniu wyżywienia, sal konferencyjnych oraz miejsc parkingowych podczas konferencji. Konferencje organizowane będą w latach 2019-2020.
Zamówienie podzielone jest na 3 Części, każda z nich obejmuje konkretną konferencję. Podziału dokonuje się ze względu na rozpiętość czasową programu oraz obszar wsparcia Programu,

Kod CPV

55120000-7

Nazwa kodu CPV

Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Dodatkowe przedmioty zamówienia

Wspólny Słownik Zamówień (CPV)
kod 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
kod 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Harmonogram realizacji zamówienia

Część 1 – jednodniowa konferencja, Powiat Náchod (KHK)– 02.12.2020 r. dla ok. 100 osób,
Część 2 – jednodniowa konferencja, Powiat Jesenik (OK) – 22.11.2019 r., dla ok. 50 osób,
Część 3 - jednodniowa konferencja, Powiat Liberec (LK) – 18.03.2020 r., dla ok. 50 osób.

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci spełniający poniższe warunki:
posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień- weryfikacja na podstawie dokumentów rejestrowych Wykonawcy, które należy dołączyć do oferty;

Wiedza i doświadczenie

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci spełniający poniższe warunki:
posiadają niezbędne doświadczenie oraz uprawnienia do świadczenia usługi cateringowej oraz konferencyjnej - Wykonawca winien wykazać, że należycie wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – to w tym okresie: co najmniej 3 usługi kompleksowej organizacji konferencji (zapewnienie wyżywienia oraz sal konferencyjnych dla co najmniej 40 osób) - w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących wiedzy i doświadczenia do oferty należy dołączyć: wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 36 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z opisem usługi, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4.

Potencjał techniczny

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci spełniający poniższe warunki:
dysponują niezbędnym zapleczem technicznym oraz kadrą gwarantującą rzetelne wykonanie zamówienia – weryfikacja na podstawie oświadczenia.

Osoby zdolne do wykonania zamówienia

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci spełniający poniższe warunki:
dysponują niezbędną kadrą gwarantującą rzetelne wykonanie zamówienia – weryfikacja na podstawie oświadczenia.

Sytuacja ekonomiczna i finansowa

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci spełniający poniższe warunki:
znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej, zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia – weryfikacja na podstawie oświadczenia.

Dodatkowe warunki

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci spełniający poniższe warunki:
1) Wykonawca oświadcza, że posiada ważną umowę ubezpieczenia obejmująca pokrycie wszelkich odszkodowań z tytułu szkód wynikłych z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego, które mogą zaistnieć w związku z realizacją niniejszej umowy oraz posiada ważną umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej.
2) Wykonawca zobowiązuje się do kontynuowania ubezpieczenia i zawarcia kolejnych umów ubezpieczeniowych na pokrycie odszkodowań z tytułu szkód oraz od odpowiedzialności cywilnej na kolejne okresy zgodnie z czasem trwania umowy.

Warunki zmiany umowy

1. W wyjątkowych przypadkach Zamawiający może zmienić termin konferencji lub zrezygnować z jej organizacji, o ile poinformuje o tym Wykonawcę najpóźniej na 7 dni przed zaplanowanym terminem.
2. W sytuacji określonej w ust. 1 Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia finansowe wobec Zamawiającego.
3. W przypadku rezygnacji przez Zamawiającego z organizacji konferencji i powiadomienia o tym Wykonawcy z naruszeniem terminu o którym mowa w ust. 1, Wykonawcy przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości rzeczywiście poniesionych, udokumentowanych kosztów.
Siła wyższa
1. Strony mogą zwolnić się od odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy, w razie, gdy to niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem zdarzenia siły wyższej.
2. Przez pojęcie siły wyższej Strony rozumieją każde zdarzenie o charakterze zewnętrznym, które
w chwili zawarcia umowy nie było możliwe do przewidzenia przez Strony, któremu nie można było zapobiec, w szczególności klęski żywiołowe, stan wyjątkowy, stan wojenny.
Odstąpienie od umowy
1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy:
a) w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w momencie zawarcia umowy. Odstąpienie od umowy w tym przypadku może nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.
b) gdy zostanie ogłoszona upadłość lub rozwiązanie firmy Wykonawcy.
c) gdy zostanie wydany nakaz zajęcia majątku Wykonawcy.
d) gdy Wykonawca istotnie naruszy obowiązujące przepisy.
e) gdy Wykonawca wykonuje przedmiot umowy niezgodnie z zapisami umowy
2. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i musi zawierać uzasadnienie.
3. W przypadku rozwiązania Umowy w trybie określonym w ust. 1 Wykonawcy przysługuje wyłącznie wynagrodzenie należne z tytułu prawidłowo wykonanej części umowy liczone do dnia wystąpienia określonej okoliczności.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

- załącznik nr 2 - wzór oferty,
- załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym.
- załącznik nr 4 – Wykaz zrealizowanych usług w ostatnich 36 miesiącach,
- Polisa ubezpieczeniowa Wykonawcy lub oświadczenie o posiadaniu i kontynuowaniu polisy ubezpieczeniowej Wykonawcy

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

VII. KRYTERIA WYBORU OFERTY
1. Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie następujące kryteria oceny ofert:
Cena ofertowa – 70%
Doświadczenie – 30 %

A. Cena ofertowa - C
a) przyjmuje się, że najwyższą ilość punktów, tj. 70 punktów, otrzyma najniższa wśród cen zawartych w ofertach.
b) ceny w pozostałych ofertach punktowane będą w oparciu o następujący wzór:

C = Cmin × 70
Cx

gdzie:
C – ilość punktów przyznana ofercie w kryterium „Cena ofertowa”
Cmin – najniższa cena brutto wśród ocenianych ofert

Cx – cena brutto ocenianej oferty

B. Doświadczenie – D
Liczba kompleksowej organizacji co najmniej 2-dniowych konferencji ( zapewnienie noclegów, wyżywienia oraz sal konferencyjnych dla co najmniej 40 osób), wykonanych
w okresie ostatnich 36 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – to w tym okresie.

a) przyjmuje się, że:
- za minimalną (wymaganą) ilość kompleksowo wykonanych usług – min 3-4 usługi: Wykonawca otrzyma 10 punktów,
- liczba kompleksowo wykonanych usług od 5-10: Wykonawca otrzyma 20 punktów,
- liczba kompleksowo wykonanych usług powyżej 10 : Wykonawca otrzyma 30 punktów.

2. Łączna ocena oferty:
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta Wykonawcy, który spełni wszystkie warunki postawione w niniejszym zapytaniu oraz uzyska łącznie największą ilość punktów (W) za sumę wszystkich kryteriów wg wzoru (tj. najwyższą wartość wskaźnika W):

W = C + D
gdzie:
W – wskaźnik oceny oferty
C – liczba punktów przyznana ofercie ocenianej w kryterium „Cena ofertowa”,
D – liczba punktów przyznana ofercie ocenianej w kryterium „Doświadczenie”,

Wykluczenia

Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeniu podlegają Wykonawcy, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami uprawnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi dla Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestnictwu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty oświadczenie o braku w/w powiązań według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do do zapytania ofertowego.
Brak któregokolwiek z wymaganych oświadczeń, dokumentów lub załączenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodnie z wymaganiami określonymi w ZAPYTANIU OFERTOWYM nr 10/2018, będzie skutkowało odrzuceniem oferty Wykonawcy.
Ofertę wraz z załącznikami należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w terminie do dnia 01.08.2019 r, do godziny 09:00. Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.

Zamawiający - Wnioskodawca

Nazwa

Europejskie Ugrupowanie Współpracy Terytorialnej NOVUM z o.o.

Adres

1 Maja 27/212

58-500 Jelenia Góra

dolnośląskie , Jelenia Góra

Numer telefonu

+48 506 425 002

NIP

6112763723

Numer naboru

PLSK.01.01.00-IP.01-00-CZE/16

Inne źródła finansowania

Współfinansowane ze środków Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Program Interreg V-A Republika Czeska – Polska.

Informacja o wybranym wykonawcy

Rozstrzygnięte

Nazwa i adres, data wpłynięcia oferty oraz jej cena

Część 2:
Priessnitzovy léčebné lázně a.s., Priessnitzova 12/299, 790 03 Jesenik, data wpłynięcia oferty 31.07.2019 r. , cena: 29 300,00 koron czeskich.
Części 1, 3:
Nierozstrzygnięte: brak ofert.
Liczba wyświetleń: 136