Strona główna
Logo unii europejskiej

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług księgowych na rzecz Zamawiającego oraz zarządzanego przez Zamawiającego alternatywnego funduszu inwestycyjnego (ASI RDS Fund sp. z o.o. sp. k. dalej jako „ASI”)

Data publikacji: 07.04.2019

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 15-04-2019

Numer ogłoszenia

1178180

Status ogłoszenia

Zakończone

Miejsce i sposób składania ofert

Oferta wraz z załącznikami powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres info@rdsfund.com, lub do siedziby spółki ul. Jana Muszyńskiego 2, 90-151 Łódź, w terminie podanym w pkt.

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

info@rdsfund.com

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Anita Urbaniak

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

696499014

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług księgowych na rzecz Zamawiającego oraz zarządzanego przez Zamawiającego alternatywnego funduszu inwestycyjnego (ASI RDS Fund sp. z o.o. sp. k. dalej jako „ASI”) Zamawiający jest zarządzającym alternatywnym funduszem inwestycyjnym w rozumieniu Ustawy z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi i prowadzącym działalność inwestycyjną zgodnie z uwarunkowaniami określonymi w dokumentach dotyczących przedsięwzięcia Bridge Alfa, zamieszczonych na stronie internetowej Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, w szczególności w Regulaminie funkcjonowania Funduszu Bridge Alfa, w okresie realizacji projektu Bridge Alfa, wraz z prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych oraz świadczenie usług w ramach prowadzenia i rozliczania projektów współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, Działania 1.3 Poddziałania 1.3.1. Wszelkie wytyczne określone w zakresie zamówienia odnoszą się zarówno do Zamawiającego jak i zarządzanej alternatywnej spółki inwestycyjnej łącznie jak też do każdego z podmiotów z osobna.

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi inne

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: cała Polska Powiat:

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Celem zamówienia jest wybór podmiotu, który będzie świadczył usługi księgowe opisane w przedmiocie zamówienia.

Przedmiot zamówienia

a) prowadzenia ksiąg rachunkowych, w zakresie pełnej księgowości na potrzeby ewidencjonowania osiągniętych przychodów i ponoszonych kosztów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości;
b) księgowanie na bieżąco wyciągów bankowych i rozliczanie na bieżąco należności i zobowiązań;
c) przesyłanie do 20 dnia miesiąca rachunku wyników oraz bilansu za miesiąc poprzedni;
d) dostęp on-line do ksiąg z możliwością podglądu zapisów i samodzielnego wydruku zdefiniowanych raportów;
e)przesyłania po zakończeniu miesiąca zestawienia dokumentów w formacie Excel, zgodnie z wzorem Zlecającego, wraz ze skanami zaksięgowanych dokumentów z widoczną dekretacją;
f)w zadanym zakresie wprowadzanie dokumentów księgowych do SL2014 (systemu do rozliczeń NCBR);
g)wprowadzanie budżetów w formacie Excel do systemu księgowego, monitorowanie wykonania przez dostarczanie co miesiąc do 20 dnia miesiąca następnego oraz na żądanie raportu wykonania ze wskazaniem odchyleń dla każdej pozycji w układzie narastająco od początku projektu, od początku roku kalendarzowego i miesięcznie;
h)sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych zgodnie z regulacjami prawnymi dotyczącymi zarządzających ASI i ASI na dzień sporządzenia sprawozdania;
i)przygotowanie plików raportowych wymaganych przez Komisję Nadzoru Finansowego w wymaganej na dzień sporządzenia raportu formie i zakresie (na dzień zapytania format określa Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 231/2013 z dnia 19 grudnia 2012 r. pliki DATMAN i DATIF w formacie XML zwalidowane XSD).
j) sporządzenie uproszczonego sprawozdania finansowego w ostatnim miesiącu świadczenia usługi;
k) prowadzenie dokumentacji podatkowej, w tym ewidencje środków trwałych i WNIP, ewidencję wyposażenia, ewidencje dla celów podatku od towarów i usług, ewidencje dla celów podatku dochodowego od osób prawnych;
l)weryfikacja pod względem rachunkowym i formalnym dokumentów księgowych oraz informowanie o ewentualnych brakach/wadliwości we wskazanych dokumentach niezwłocznie po ich stwierdzeniu;
m)sporządzanie wymaganych przepisami prawa zeznań, deklaracji podatkowych, sprawozdań statystycznych i finansowych oraz innych dokumentów rozliczeniowych, ich podpisywania w granicach pełnomocnictw oraz terminowego przekazywania do właściwych organów;
n)przygotowanie i dostarczenie do właściwych organów zawiadomienia o powierzeniu wykonawcy prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zgłoszenia aktualizacyjnego związanego z powierzeniem ksiąg rachunkowych;
o)prowadzenia obsługi kadrowej, w tym prowadzenia akt osobowych pracowników oraz całości spraw związanych z urlopami wypoczynkowymi i ewidencjonowaniem nieobecności pracowników, obsługiwania zatrudnienia osób w ramach umów cywilnoprawnych, sporządzania i przesyłania właściwym organom obowiązującej sprawozdawczości, pomocy przy kontrolach i wystąpieniach pokontrolnych właściwych organów;
p) prowadzenia obsługi płacowej, w tym sporządzania listy płac wynagrodzeń w ramach umów o pracę, sporządzania i przesyłania do właściwego oddziału zakładu ubezpieczeń społecznych miesięcznych deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych, sporządzania rocznych informacji o dochodach, sporządzania i przesyłania do właściwego oddziału zakładu ubezpieczeń społecznych dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej;
q) przechowywanie i archiwizowanie dokumentów podatkowych oraz ubezpieczeniowych;
r) wydanie prowadzonej dokumentacji i dokumentów źródłowych na każde żądanie,
s) doradztwo związane z przygotowaniem i upublicznieniem dokumentacji związanej z koniecznością zachowania zasady konkurencyjności i zasad kwalifikowalności wydatków w ramach POIR 2014-2020;
t) przygotowanie wniosków o płatność inwestycji, zaliczkowe oraz w postaci refundacji minimum jeden raz kwartał.
v) rozliczenie dotacji – doradztwo w zakresie opracowania, publikacji oraz dokumentowania wydatków ponoszonych w projekcie, promocji.

Kod CPV

79210000-9

Nazwa kodu CPV

Usługi księgowe i audytorskie

Harmonogram realizacji zamówienia

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 48 miesięcy od dnia zawarcia umowy, począwszy od 1.05.2019 r.

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

Obsługa Księgowa będzie wykonywana przy zachowaniu najwyższej staranności, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
Wykonawcy biorący udział w postępowaniu muszą znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej terminowe i zgodne z wymaganiami wykonanie zamówienia. Ponadto muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponować osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia. Na dowód potwierdzający powyższe Zamawiający wymaga od Wykonawcy złożenia oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1.

Wiedza i doświadczenie

Do udziału w postępowaniu dopuszcza się Oferentów spełniających łącznie następujące kryteria:
a) posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnoprawnej w ramach prowadzonej działalności prawniczej na kwotę minimum 1 mln zł;
b) posiadają udokumentowane doświadczenie w obsłudze podmiotów podlegających nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego i działających zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi;
c) posiadają udokumentowane doświadczenie w obsłudze księgowej podmiotów realizujących projekt grantowy w ramach programu BRIdge Alfa Narodowego Centrum Badań i Rozwoju lub w zakresie realizacji projektu grantowego;
d) posiadają uprawnienia do wykonywania przedmiotu zamówienia.

Dodatkowe warunki

1. Dodatkowo od Wykonawcy oczekuje się, na każde żądanie Zamawiającego, świadczenia usług na terenie Łodzi lub w innym wskazanym przez Zamawiającego miejscu, kolejnego dnia roboczego od daty złożenia żądania przez Zamawiającego.

2. Usługi księgowe wykonywane będą̨ przez Wykonawcę̨ zasobami własnymi, wszelkie podwykonawstwo strony trzeciej wymagać́ będzie zgody Zamawiającego. Dopuszczalne jest złożenie oferty przez konsorcjum składające się z firmy księgowej i firmy wyspecjalizowanej w obsłudze i rozliczaniu projektów NCBR.

3. Wszystkie koszty związane z realizacją usług księgowych (np. dojazdy, wysyłka dokumentów) ponoszone będą̨ przez Wykonawcę.

4. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia, w sytuacji zaistnienia takiej potrzeby, zobowiązany będzie do stosowanej współpracy z podmiotem, świadczącym usługę doradztwa zewnętrznego dla Spółki w ramach realizowanego projektu.
5. Okres wypowiedzenia umowy będzie wynosił dla Zlecającego 2 miesiące kalendarzowe, dla Oferenta 12 miesięcy.

Warunki zmiany umowy

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania ofertowego. Jeżeli zmiany będą mogły mieć istotny wpływ na składane w postępowaniu oferty, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Informacja o zmianach zostanie umieszczona tak jak ogłoszenie, na stronie: http://www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl.
2.Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania ofertowego bez podania uzasadnienia oraz do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.
3. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania istotnych zmian postanowień umowy
w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy pod warunkiem, że zmiany te podyktowane są okolicznościami, które mogą mieć wpływ na prawidłową realizację niniejszego zamówienia m.in. w przypadku, gdy:
• zmiany obowiązujących przepisów, jeżeli konieczne będzie dostosowanie treści umowy do aktualnego stanu prawnego (w tym obowiązujących norm);
• w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych lub zaleceń Instytucji, która przyznała środki na sfinansowanie umowy;
• wystąpienia zdarzeń siły wyższej jako zdarzenia zewnętrznie niemożliwego do przewidzenia, któremu nie można było zapobiec.
Dla dokonania zmian umowy wymagana jest forma pisemna.
4. Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych
od rozstrzygnięcia Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

1) Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy;
2) Załącznik nr 2 - Skan polisy potwierdzającej spełnienie warunku określonego w pkt 4.2 lit. a) wraz z dowodem opłacenia składki;
3) Załącznik nr 3 - Skan co najmniej jednego dokumentu potwierdzającego doświadczenie opisane w pkt 4.2 lit. b);
4) Załącznik nr 4 - Skan co najmniej jednego dokumentu potwierdzającego doświadczenie opisane w pkt 4.2 lit. c);
5) Załącznik nr 5 – Dokument rejestrowy Wykonawcy, a jeżeli Wykonawca ma siedzibę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dokumenty wystawione w kraju, w którym siedziba firmy/jednostki jest zarejestrowana, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, potwierdzające odpowiednio, że:
 nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości;
 nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie;
6) Załącznik nr 6 – Kopię pełnomocnictwa poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę dla osoby/osób podpisującej/podpisujących ofertę (jeśli dotyczy).

Zamówienia uzupełniające

Zamawiający zastrzega możliwość udzielenia Wykonawcy wyłonionemu w trybie niniejszego postępowania zamówień uzupełniających, w kwocie nieprzekraczającej 30% wartości zamówienia, określonej w umowie zawartej z Wykonawcą.

Wszelkie zamówienia dodatkowe realizowane będą na dodatkowe zamówienie Zamawiającego. Za usługi dodatkowe uznaje się usługi nie objęte niniejszym Zapytaniem Ofertowym, nieprzekraczające łącznie 30% wartości realizowanego zamówienia, ściśle związane z przedmiotem umowy, a warunkujące prawidłowe jej wykonanie – wynikłe w czasie realizacji zadania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć oraz gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia podstawowego, a wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zadania dodatkowego.

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

1. Kryterium oceny ofert
a) 100% - cena.

2. Sposób dokonywania oceny:
a) Każda z ofert zostanie oceniona jakościowo niezależnie przez trzech członków komisji zakupowej Zamawiającego. Ostateczna ocena będzie stanowić́ średnią̨ arytmetyczną trzech ocen indywidualnych.
b) Ocenie i porównaniu poddane zostaną oferty niepodlegające odrzuceniu.
c) Zamawiający udzieli zamówienia publicznego temu Wykonawcy, którego oferta nie zostanie odrzucona i otrzyma największą łączną liczbę punktów.
d) Wszystkie obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku lub z większą dokładnością umożliwiającą wybór najkorzystniejszej oferty.
e) Zamawiający obliczy liczbę punktów za Cenę oferty, dla ofert nieodrzuconych, zgodnie ze wzorem:
C = Cmin x 100 / Co, gdzie:
C - liczba punktów przyznana ocenianej ofercie w ramach kryterium Cena oferty;
C min - najniższa cena brutto (wraz z podatkiem VAT) za realizację całego zamówienia zaoferowana w nieodrzuconych ofertach złożonych w postępowaniu;
Co - cena brutto (wraz z podatkiem VAT) za realizację całego zamówienia oferty ocenianej;

3. Maksymalna liczba punktów do zdobycia wynosi 100. Za najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta, która otrzyma największą liczbę punktów.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów elektronicznie na adres e-mail, z którego została przesłana oferta lub na adres e-mail wskazany w ofercie.

Wykluczenia

1. Wykluczeni z postępowania są Oferenci, którzy znajdują się w stanie likwidacji lub upadłości. Ocena spełniania warunku: na podstawie stosownego oświadczenia stanowiącego integralną część formularza ofertowego.
2.Wykluczeniu z postępowania podlegają Wykonawcy, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym: Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:
• uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
• posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

3. Wykluczeniu z postępowania podlegają Oferenci, których oferty są niekompletne i nie zawierają wymaganych załączników (zgodnie z zapisami części 6 zapytania ofertowego).

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

RDS FUND SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Adres

Dr. Jana Muszyńskiego 2

90-151 Łódź

łódzkie , Łódź

Numer telefonu

+48605110261

NIP

7123312752

Tytuł projektu

Nowa Ziemia Obiecana Seed Fund

Numer projektu

POIR.01.03.01-00-0068/17-00
Liczba wyświetleń: 144