Strona główna
Logo unii europejskiej

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01 /FIO/2018 na wynajem sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem, zapewnienia noclegów i wyżywienia dla uczestników projektu w ramach projektu „Suweren konsultuje – dobre prawo buduje” nr umowy: POWR.02.16.00-00-0005/16-00 realizowanym w ramach Osi Priorytetowej II. Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.16 Usprawnienie procesów stanowienia prawa – projekty konkursowe, wsparcie udzielane z Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

Data publikacji: 21.02.2018

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 27-02-2018

Numer ogłoszenia

1090944

Status ogłoszenia

Zakończone

Miejsce i sposób składania ofert

Oferty można składać:
1. osobiście, przesyłką pocztową lub kurierską przesłaną na adres biura Zamawiającego (Federacja Inicjatyw Oświatowych, ul. Śniadeckich 23/9, 00-654 Warszawa). Biuro czynne od poniedziałku do piątku w godz. 10.00 -15.00 .
2. Oferta musi być sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Oferta wraz z załącznikami musi być czytelna.
4.Dokumenty powinny być trwale złączone oraz dostarczone w zamkniętej kopercie. Kopertę należy oznaczyć nazwę Oferenta oraz adnotacją „Oferta w ramach zapytania nr 01/ /FIO/2018”. Wszystkie dokumenty składane w ramach oferty powinny być podpisane. W przypadku składania kserokopii dokumentów, Wykonawca powinien oznaczyć je adnotacją „Za zgodność z oryginałem” oraz datą i podpisem. Oferta wraz załącznikami musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy. Upoważnienie do podpisania oferty musi być dołączone do oferty, jeżeli nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez wykonawcę. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działa/ją na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty.
5. Zarówno formularz oferty cenowej, jak i wszystkie wymagane załączniki muszą mieć formę podpisanych dokumentów. Wpisanie komputerowo nazwiska lub danych oferenta bez odręcznego podpisu nie będzie traktowane jako podpisanie dokumentu.
6. W ramach postępowania oceniane będą wyłącznie oferty złożone w terminie określonym poniżej, kompletne i wypełnione na drukach stanowiących załączniki do zapytania.
2. Oferty przyjmowane są:
a) do dnia 27 lutego 2018 roku do godz. 15.00.
Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. O terminie złożenia oferty decyduje data wpływu oferty do miejsca wskazanego w Rozdziale X ust 1.

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Małgorzata Lewandowska e-mail: m.lewandowska@fio.org.pl

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

tel. 661678848

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01 /FIO/2018 dotyczy wynajmu sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem, zapewnienia noclegów i wyżywienia dla uczestników projektu. 3-dniowe szkolenia dla grup śr. 20-osobowych będą odbywały się w okresie od marca 2018 roku do sierpnia 2018 roku. Oferowane usługi muszą spełniać standardy określone w PO WER. Zapewnienie dostępności hotelu, sali szkoleniowej, WC i pozostałych pomieszczeń oferowanych do używania w ramach oferty dla osób niepełnosprawnych jest warunkiem koniecznym

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi hotelarskie

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: cała Polska Powiat:

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Celem zamówienia jest dostarczenie wsparcia uczestnikom i uczestniczkom szkoleń w postaci usługi hotelowej i wyżywienia oraz wynajmu sal szkoleniowych.

Przedmiot zamówienia

A. SALE SZKOLENIOWE
1. Wynajem sal na szkolenia trzydniowe
- każde szkolenie będzie realizowane dla grup 20 osobowych +/-2os. – jedna sala,
Szkolenia będą odbywały się, w okresie od marca 2018 roku do sierpnia 2018 roku,
Zamawiający załącza planowany harmonogram szkoleń wraz z ich lokalizacją i liczbą (zał. nr 3).
Terminy mogą ulec zmianie, z zastrzeżeniem zachowania ram czasowych realizacji projektu.
2. Standard sal: powierzchnia minimum 40 m2, spełnianie wymagań BHP dla pomieszczeń, w których organizowane są szkolenia, możliwość ustawienia stołów do pracy w 5 grupach + stół trenerski wraz z krzesłami dla 20-24 osób lub w podkowę.
Sals szkol. w obrębie miejsca zakwaterowania uczestników, w odległości od głównego dworca kolejowego w danym mieście max. 10 km, z gwarancją szybkiego i wygodnego dojazdu komunikacją miejską (max. pół godziny jazdy z uwzgl. korków). Odległość od sal szkoleniowych do najbliższego przystanku komunikacji miejskiej nie większa niż 300 m.
Prosimy o dołączenie do oferty zdjęć sal szkol. i pozostałych pomieszczeń. W przypadku nie spełnienia standardów (pomieszczenie z oknami, nieuszkodzone meble, klimatyzacja oraz znacznych rozbieżności pomiędzy zdjęciami, a stanem faktycznym, Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do rezygnacji z oferty i zaproszenia do współpracy kolejnego Oferenta z listy.
Wyposażenie sal: sprzęt multimedialny: laptop, projektor, nagłośnienie, ekran lub biała (bardzo jasna) ściana, łącze internetowe (stałe, wi-fi), możliwość rozwieszania plakatów, flipchart, blok papierowy i flamastry (uzupełniane w razie potrzeby).
Zapewnienie dostępności hotelu, sali szkoleniowej, WC i pozostałych pomieszczeń oferowanych do używania w ramach oferty dla osób niepełnosprawnych jest warunkiem koniecznym.
Dostępność sal na szkolenia w godzinach: 09.00- 20.00.
Zapewnienie osoby z obsługi do bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych itp. w trakcie szkolenia.
Udostępnienie miejsca na przechowywanie odzieży wierzchniej oraz bezpłatnych miejsc parkingowych dla co min. 2 samochodów.
Możliwość umieszczenia informacji przy drzwiach wejściowych, na drodze do sal i w salach plakatów, programu szkolenia, itp.
B. WYŻYWIENIE
1.Przerwa kawowa od godz. 9.30 – całodniowa, uzupełniana: kawa, herbata, ciasteczka lub ciasto, owoce, woda gazowana, niegazowana, mleko lub śmietanka do kawy, cukier i słodzik.
Szkolenia będę odbywały się w godzinach 10.00 – 18.00
2. Obiad– składający się z zupy, drugiego dania (mięsnego i wegetariańskiego do wyboru), wody gazowanej i niegazowanej i soków owocowych – pierwszego, drugiego i trzeciego dnia. Posiłki zamienne dla osób ze specj. potrzebami żywieniowymi (np. dieta/wegetariańskie).32. Zapotrzebowanie będzie zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem. W ofercie należy podać przykładowe MENU.
3. Wyżywienie musi być zapewnione w tym samym budynku co sala szkoleniowa.
4. Każde szkolenie to kolejno: przerwa kawowa całodniowa i obiad (dla wszystkich uczestników), kolacja i śniadanie (dla osób korzystających z noclegów).
C. NOCLEGI ZE ŚNIADANIEM I KOLACJĄ
1. Dwa pokoje jednoosobowe z łazienkami dla trenerów. Cena pokoju zawiera koszt śniadania i kolacji.
2. Pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe z łazienkami dla uczestników szkolenia. Cena zawiera koszt śniadania i kolacji. Zapotrzebowanie będzie zgłaszane na bieżąco przed szkoleniami.
3. Pokoje powinny znajdować się w tym samym budynku co szkolenia.
4. Kolacja musi składać się z zimnego i ciepłego bufetu z uwzgl. specjalnych potrzeb żywieniowych (wegetariańskie, dieta) oraz napojów: woda gazowana, niegazowana, sok owocowy, kawa, herbata, mleko lub śmietanka do kawy, cukier i słodzik.
D. STANDARDY
Sale szkoleniowe, posiłki i noclegi mają być zapewnione w hotelach 3-gwiazdkowych lub obiektach o nie mniejszym standardzie.
Szczegółowe wymagania zawiera Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego – Zestawienie standardu i cen rynkowych wybranych wydatków w ramach PO WER.

Kod CPV

55110000-4

Nazwa kodu CPV

Hotelarskie usługi noclegowe

Dodatkowe przedmioty zamówienia

Kod CPV: 70220000-9 (Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkania)
Kod CPV: 55320000-9 (Usługi podawania posiłków)

Harmonogram realizacji zamówienia

Zamówienie będzie realizowane od marca 2018 do sierpnia 2018. Planowany szczegółowy harmonogram szkoleń zawiera Załącznik nr 3

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

Kryteria formalne:
Wykonawca winien
-dysponować odpowiednim potencjałem technicznym i osobami do wykonania przedmiotowego zamówienia tj. dysponować obiektem/obiektami spełniającymi ww. kryteria i standardy,
-posiadać wiedzę i doświadczenie niezbędną do realizacji przedmiotowego zamówienia, tj. prowadzić działalność w przedmiotowym zakresie przez minimum 6 miesięcy przed dniem upływu terminu na składanie ofert.
Na potwierdzenie przedmiotowego warunku Wykonawca winien złożyć stosowne oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w przedmiotowym postępowaniu, którego treść zawarta jest w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1).

Warunki zmiany umowy

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia następujących zmian zawartej umowy: zmianę terminu wykonania przedmiotu umowy ze względów organizacyjnych ze szczególnym uwzględnieniem konieczności przedłużenia rekrutacji, z zastrzeżeniem realizacji przedmiotu zamówienia w określonych ramach czasowych.
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy także w przypadkach, gdy:
a) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia,
b) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu, w ramach którego realizowane jest zamówienie.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

1.Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (Załącznik nr 2)
Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z
przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2. Zdjęcia oferowanych sal szkoleniowych, miejsc na przerwy kawowe i wyżywienie, pokoi hotelowych (max 5)
3. przykładowe MENU, w tym przykładowe MENU wegetariańskie

Zamówienia uzupełniające

Zamawiający dopuszcza możliwość udzielania wykonawcy wyłonionemu w niniejszym postępowaniu zamówień uzupełniających, w wysokości nie przekraczającej 50% wartości zamówienia określonego w zawartej z wykonawcą umowie o ile zamówienia te będą zgodne z podstawowym przedmiotem zamówienia. W takim wypadku nie będzie konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.
Nie stanowi to jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody i nie rodzi żadnego roszczenia w stosunku do Zamawiającego.

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

KRYTERIA WYBORU OFERT:
Kryterium oceny oferty jest CENA 100%
PUNKTACJA - porównanie między Oferentami: X – najniższa cena, Y – cena Oferenta A; punktacja Oferenta A = X/Y
z uwzględnieniem poniższego warunku:
Jeżeli cena zaproponowana przez oferentów mieści się w budżecie projektu, a różnica kwot nie jest większa niż 10% (cena najniższa/cena wyższa), Zamawiający może wybrać droższą ofertę, jeżeli oferent zapewni lepszy standard usług podstawowych (sale, noclegi, wyżywienie) lub jeżeli proponowane miejsce ma dogodniejszy dojazd.
1. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
a) jest niezgodna z treścią opisu przedmiotu zamówienia i niniejszym ogłoszeniem,
b) nie odpowiada warunkom udziału w postępowaniu,
c) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów
o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
d) wykonawca został wykluczony z postępowania,
e) oferta wpłynęła po terminie składania ofert,
f) w przypadku przedstawienia przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na daną część zamówienia.
4. Wykonawca może złożyć oferty częściowe na jedną lub większą liczbę części zamówienia.
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Zamawiający dopuszcza składanie ofert na jedną, kilka lub wszystkie części zamówienia, przy czym przez część zamówienia należy rozumieć realizację pełnego zakresu usług dla jednego szkolenia.

Wykluczenia

Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z
przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

FEDERACJA INICJATYW OŚWIATOWYCH

Adres

Jana i Jędrzeja Śniadeckich 23/9

00-654 Warszawa

mazowieckie , Warszawa

Numer telefonu

228699660

Fax

228699668

NIP

5252178792

Tytuł projektu

Suweren konsultuje - dobre prawo buduje

Numer projektu

POWR.02.16.00-00-0005/16-00

Informacja o wybranym wykonawcy

Rozstrzygnięte

Nazwa i adres, data wpłynięcia oferty oraz jej cena

1.UpHotel Sp. z o.o., ul. Długa 13/1, 58-500 Jelenia Góra; data wpływu oferty: 27.02.2018
- Realizacja 4 szkoleń w Warszawie
- Realizacja 1 szkolenia w Białymstoku
- Realizacja 2 szkoleń w Gdańsku
- Realizacja 1 szkolenia w Lublinie
- Realizacja 2 szkoleń w Kielcach
- Realizacja 1 szkolenia w Krakowie
- Realizacja1 szkolenia w Łodzi
- Realizacja 1 szkolenia w Opolu
- Realizacja 1 szkolenia w Poznaniu
- Realizacja 1 szkolenia w Olsztynie
- Realizacja 1 szkolenia we Wrocławiu
- Realizacja 1 szkolenia w Toruniu
- Realizacja 1 szkolenia w Zielonej Górze
Cena: sala szkoleniowa - 600,00; nocleg ze śniadaniem i kolacją - 140,00; przerwa kawowa całodniowa - 15,00; obiad dwudaniowy - 35,00.
2. Modern Events, Magdalena Gęca, ul. Motylowa 18, 20-826 Lublin; data wpływu oferty: 26.02.2018
- Realizacja 1 szkolenia w Szczecinie. Cena: sala szkoleniowa - 550,00; nocleg ze śniadaniem i kolacją - 195,00; przerwa kawowa całodniowa - 15,00; obiad dwudaniowy - 35,00.
Liczba wyświetleń: 181