Strona główna
Logo unii europejskiej

Organizacji imprezy własnej LGD: Promocja LSR

Data publikacji: 13.02.2020

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 21-02-2020

Numer ogłoszenia

1232743

Status ogłoszenia

Zakończone

Miejsce i sposób składania ofert

Miejsce złożenia oferty: Biuro Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Dorzecza Zgłowiączki , ul. Sikorskiego 12, 87-850 Choceń; Biuro czynne; poniedziałek, wtorek, czwartek od 7.30-15.30, środy od 7.30- 17.00, piątek od 7.30-14.00
Ofertę należy złożyć:
Drogą elektroniczną na adres e-mail: zamowienia.zglowiaczka@gmail.com (temat maila: Oferta na imprezę własną/promocja LSR) lub osobiście bądź za pośrednictwem poczty lub kuriera w formie pisemnej w zamkniętej kopercie (opakowaniu) w formie dokumentu podpisanego przez Wykonawcę. W przypadku ofert przesłanych pocztą lub kurierem decyduje data wpływu do biura Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Dorzecza Zgłowiączki. Na kopercie (opakowaniu) powinny widnieć nazwa i adres Zamawiającego oraz następujące oznaczenie: "Oferta na imprezę własną/promocja LSR” Na kopercie należy podać również nazwę i adres Wykonawcy

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

zamowienia.zglowiaczka@gmail.com

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Agata Kulik

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

542846669

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

2.1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi polegającej na organizacji, koordynacji i przeprowadzenia imprezy własnej LGD/ promocja LSR
2.2. Zakres usługi :
- Zapewnienie animacji składającej się ze zjeżdżalni dmuchanej 9 metrów wysokości; zjeżdżalni dmuchanej 6 metrów wysokości; plac zabaw 70m² w skład którego wchodzi mała zjeżdżalnia, bajkowe postacie, tunele; zamek z piłkami i zamek do skakania; tor przeszkód; basen z łódkami; gąsienica- urządzenia zamontowane w dniu imprezy, godzina ustalona z zamawiającym, po stronie wykonawcy prąd i woda.
- Zapewnienie animacji w skład, której wchodzi fotobudka- 3 godziny- zdjęcia bez limitu, opieka i pomoc asystenta i gadżety (okulary, peruki, kapelusze).
- Zapewnienie animacji: liczba animatorów 8 osób w tym dwóch w przebraniu (np. klauni, postacie bajkowe); malowanie twarzy kolorowymi farbkami, brokatowe tatuaże; malowanie włosów kolorowymi farbkami; zabawy z klaunem; konkursy i zabawy ruchowe dla dzieci, zręcznościowe, animacje taneczne; klaun z balonami (200 balonów).
- Wynajem namiotu/namiotów o powierzchni nie mniejszej niż 50m² lub parasoli o czaszy minimum 4 metry wraz z montażem i demontażem.
- Wynajem sceny o parametrach 6m na 8m, zadaszenie, zasłony na bokach i z tyłu, schody wejściowe z jednej strony wraz z montażem i demontażem.
- Wynajem krzeseł 100szt. lub ławek 30szt. wraz z dostarczeniem na teren imprezy i ustawienie ich w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
- Wynajem stołów– 80cm na 200cm, 15szt. wraz z dostarczeniem na teren imprezy i ustawienie ich w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
- Wynajem nagłośnienia minimum 6 tys. Wat, mikrofony 6szt. bezprzewodowe wraz z montażem, obsługą i demontażem.
- Zapewnienie ochrony składającej się z 5 osób, posiadającej niezbędnej wiedzy i doświadczenia pozwalającego na realizacji zamówienia; posiada koncesję Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji– ksero dokumentu; Usługa polegająca na ochronie uczestników i mienia podczas imprezy, zabezpieczenie podczas montażu urządzeń, dyspozycyjność podczas imprezy i co najmniej 30 minut przez imprezą i 30 minut po imprezie.
- Zapewnienie transportu mobilnego punktu informacyjnego: W skład mobilnego punku wchodzi: 2 namioty (3x3) w skład, których wchodzi stelaż, obciążniki, pokrowce, zadaszenie i boki, stojak na ulotki, stoliki 2szt, krzesła 4szt., maszty/flagi 3szt. (zabezpieczenie i przekazania Wykonawcy mobilnego punktu informacyjnego- odbiór z biura i odwiezienie do biura oraz dostarczenie na miejsce imprezy ustalona między wskazanymi do kontaktu przez zamawiającego); Obsługa techniczna: rozłożenie wyżej wymienionych elementów- 30 minut przed rozpoczęciem imprezy- złożenie wyżej wymienionych elementów- 30 minut po zakończeniu imprezy, parking.
- Zapewnienie Sanitariatów najem jednodniowy toalet przenośnych, na miejsce, rozładunek, serwis początkowy i końcowy, załadunek i odbiór. Liczba sanitariatów 3szt (w tym jedna dla osób niepełnosprawnych)- Specyfikacja toalet; antypoślizgowa podłoga w kabinie, bezodpływowy zbiornik z wentylacją, pisuar, podajnik na dwie rolki papieru toaletowego, podwójny system wentylacji, uchwyt do rąk , wskaźnik wolne/ zajęte, zamek wewnętrzny wraz z montażem i demontażem.
- Wynajem garderoby– 1szt. Namiot o wymiarach 4 na 3m wraz z montażem i demontażem.
- Zapewnienie Cateringu; żurek (z białą kiełbasą, ziemniakami i warzywami, przyprawami- 170 litrów (510 porcji) pieczywo– chleb 2 kromki na osobę (porcję), zapewnienie naczyń i sztućców jednorazowych, wydawanie żurku, zabezpieczenie stanowiska na potrzeby wydawania żurku (m.in. stolik, krzesła), utrzymanie czystości na stanowisku w trakcie trwania imprezy i po jego zakończeniu, w tym zabezpieczenie worków na śmieci, rozstawienie stanowiska pracy 30 minut przed imprezą.
- Zapewnienie prowadzającego wydarzenie promujące LSR; Liczba prowadzących 1os.; przygotowanie i przeprowadzenie 3 konkursów dla uczestników; posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia, pozwalającego na realizację zamówienia; dyspozycyjność podczas imprezy i co najmniej 30 minut przed imprezą.
- Zapewnienie opieki medycznej: zapewnienie niezbędnych środków, pozwalających na świadczenie opieki medycznej podczas wydarzenia, zapewnienie opieki medycznej podczas wydarzenia, posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia pozwalającą na realizację przedmiotu zamówienia; dyspozycyjność podczas imprezy i co najmniej 30 minut przed imprezą.
- Ogłoszenie w mediach spot- radio: opracowanie spotu reklamowego trwającego od 30” do 40” (zamawiający dostarczy tekst spotu i ostatecznie zaakceptuje); kampania reklamowa- emisja spotów reklamowych– 67 spotów– emisja 10 dni przed wydarzeniem i w dzień wydarzenia; emisja na terenie powiatu włocławskiego.
- Plakaty-projekt plakatu wydruk 50szt. A3 (297x 420mm) papier kreda połysk 135g, kolor pełen druk jednostronny. Zamawiający dostarczy tekst do plakatu i ostatecznie go zaakceptuje. Dostarczenie plakatu 2 tygodnie przed planowaną imprezą do biura LGD.
- Zakup nagród: 3 szt. piłki do siatkówki- piłka wykonana z 8-panelowej konstrukcji, wykonana ze skóry syntetycznej, piłka w rozmiarze 5; 3szt. rakietka do badmintona- zestaw składa się z dwóch rakietek, lotka, rączka powleczona skórą, pokrowiec;
3szt. gra planszowa- gra rodzinna, ilość graczy od 2-6, liczba kart minimum 60 szt. minimum 8 pionków, polska wersja.
Wykonawca deklaruje gotowość techniczną do realizacji wskazanych zadań w miejscu, terminie i wymiarze godzinowym
Czas trwania imprezy – 5 godzin w godzinach 16.00-21.00
Termin i miejsce realizacji imprezy 08.08.2020 rok, Boisko sportowo-rekreacyjne w Czerniewicach gm. Choceń.

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi inne

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: kujawsko-pomorskie Powiat: włocławski Miejscowość: Czerniewice- Gmina Choceń

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Celem zamówienia jest skuteczna realizacja założeń projektu „ Wsparcie na rzecz kosztów bieżących i animacji w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko –Pomorskiego na lata 2014-2020, za pośrednictwem Organizacji imprezy własnej LGD: Promocja LSR

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi polegającej na organizacji, koordynacji i przeprowadzenia imprezy własnej LGD/ promocja LSR

Kod CPV

79952000-2

Nazwa kodu CPV

Usługi w zakresie organizacji imprez

Dodatkowe przedmioty zamówienia

-

Harmonogram realizacji zamówienia

Termin złożenia ofert: 21.02.2020r.
Termin wyboru oferty: 04.03.2020r.
Termin podpisania umowy: 13.03.2020r.
Termin imprezy własnej LGD/promocja LSR: 08.08.2020r.
Termin realizacji umowy: 01.07.2020r. – 14.08.2020r.

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

Posiadanie uprawnień do Wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

Wiedza i doświadczenie

Posiadanie wiedzy i doświadczenia. W celu spełnienia warunku Wykonawca oświadcza, że w okresie ostatnich trzech lat przed dniem ogłoszenia zapytania ofertowego, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie; zrealizował usługę lub usługi polegające na organizacji imprezy.

Potencjał techniczny

Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wykonawca wskaże osobę, która będzie z jego ramienia, w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego, koordynowała realizację usługi.

Osoby zdolne do wykonania zamówienia

nie dotyczy

Sytuacja ekonomiczna i finansowa

Znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. Wykonawca oświadcza, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia.

Dodatkowe warunki

1. Wykonawcy ponoszą koszty związane z przygotowaniem oferty.
2. Wykonawca zobowiązany jest do:
a) Świadczenia usługi zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego
b) Kontaktów zdalnych z Zamawiającym dotyczącym zamówienia.
3. Cena powinna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem usługi.
4. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
5. Cenę brutto oferty należy podać w walucie polskiej, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
6. Cena brutto oferty należy skalkulować w taki sposób, żeby obejmowała wszystkie koszty niezbędne do prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie opłaty i podatki wynikające z obowiązujących przepisów (np. podatek VAT). Zamawiający nie będzie ponosił dodatkowych kosztów, a podana przez oferenta cena będzie stała i obowiązywała przez czas realizacji.
7. Oferta musi być sporządzona zgodnie z treścią zapytania ofertowego, w szczególności zawierać wszystkie wymagane informacje i załączniki, o których w nim mowa. Oferty nie złożone na załączonym do zapytania formularzu oferty klub niekompletne nie będą podlegały ocenie i zostaną odrzucone.
8. Dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie oświadczeń powinny być zgodne z tymi wzorami.
9. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone parafą osoby podpisującej ofertę. Parafa winna być naniesiona w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką).
10. Koszty związane z przygotowaniem oferty i uczestnictwem w postępowaniu ponosi Oferent.
11. Terminem złożenia oferty jest moment jej wpływu do Zamawiającego. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
12. Przed upływem terminu składania ofert Oferent może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Oświadczenie o zmianie albo o wycofaniu oferty winno być doręczone Zamawiającemu przed upływem terminu składania ofert. Oferent nie może wycofać oferty i wprowadzić jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert.
13. W przypadku, gdy wszystkie złożone w postępowaniu i niepodlegające odrzuceniu oferty zawierają cenę przewyższającą kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia ofert, których wartość przekroczy kwotę możliwą do zakontraktowania określoną we wniosku o dofinansowanie projektu (kwota wartości zamówienia).
14. Cena podana w ofercie nie podlega zmianom przez cały okres trwania umowy.
15. Cenę należy wyrazić w PLN w kwocie brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
16. Zamawiający nie pokrywa kosztów dojazdu ponoszonych przez Wykonawców.
17. Zamawiający przewiduje współpracę z wyłonionymi Wykonawcami na podstawie umowy cywilnoprawnej.
18. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
19. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
20. Rozliczenie finansowe z Wykonawcą odbędzie się po wykonaniu usługi.
21. Wykonawca posiada odpowiedni potencjał techniczny do wykonania przedmiotu zamówienia. W celu udokumentowania spełnienia niniejszego warunku należy złożyć oświadczenie, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego.

Warunki zmiany umowy

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian w umowie o udzielenie zamówienia publicznego, o ile te zmiany zostaną zaakceptowane przez obie strony umowy.
2. Zmiana umowy wymaga formy pisemnej.
3. Zakazuje się istotnych zmian powiązań zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy.
4. Zmiany umowy mogą nastąpić w następujących przypadkach:
a) Zaistnienia omyłki pisarskiej
b) Zmiany danych teleadresowych
c) Zaistnienia siły wyższej (np. powódź, pożar, zamieszki, ataki terrorystyczne) mającej wpływ na realizację umowy.
5. Strony umowy zobowiązują się do niezwłocznego wzajemnego informowania o każdej zmianie danych w dokumentach rejestracyjnych oraz innych danych wymienionych w umowie.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie, bez podawania przyczyny.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego 1/02/2020- Oferta
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 1/02/2020 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego nr 1/02/2020- Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania
Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego nr 1/02/2020- zaakceptowany i podpisany projekt umowy
Kserokopia/skan koncesji Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji

Zamówienia uzupełniające

-

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Kryterium oceny oferty – cena
cena najniższej części oferty
Cena brutto – 100% liczba punktów = x 100
Cena części oferty badanej

Kryterium weryfikowalne będzie na podstawie ceny brutto podanej w ofercie stanowiącej załącznik nr 1 do zapytania.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która zgodnie z powyższym kryterium uzyska najwyższą liczbę punktów. Oferta może uzyskać 100 punktów.

Wykluczenia

1. ZAKRES WYKLUCZENIA: W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej
b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji
c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego , prokurenta, pełnomocnika
d) Pozostawieniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku pokrewieństw lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
2. W przypadku złożenia oferty przez osobę/podmiot spełniający przesłanki określone pkt a-d, zostanie on wykluczony z postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona.
3. W razie wątpliwości co do informacji zawartych w ofercie, Zamawiający wystąpi z żądaniem ich wyjaśnienia. Udzielone wyjaśnienia nie mogą powodować zmiany złożonej oferty.
4. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu poprzez niezłożenie dokumentów potwierdzających ich spełnienie lub z przedłożonych dokumentów wynika fakt istnienia podstaw do wykluczenia z postępowania.

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

STOWARZYSZENIE LOKALNA GRUPA DZIAŁANIA DORZECZA ZGŁOWIĄCZKI

Adres

Sikorskiego 12

87-850 Choceń

kujawsko-pomorskie , włocławski

Numer telefonu

542846669

NIP

8882967227

Tytuł projektu

WSPARCIE NA RZECZ KOSZTÓW BIEŻĄCYCH I ANIMACJI

Numer projektu

RPKP.11.01.00-04-0010/19-00

Inne źródła finansowania

-

Informacja o wybranym wykonawcy

Nierozstrzygnięte – Inne

Opis

W odpowiedzi na zapytanie wpłynęło 11 ofert, w tym 4 niekompletne- nie podlegające ocenie. Oferty podlegające ocenie znacznie przewyższają budżet wniosku o dofinansowanie, dlatego żadna oferta nie została wybrana. Postępowanie pozostaje bez rozstrzygnięcia.
Liczba wyświetleń: 253