Strona główna
Logo unii europejskiej

Przedstawienie oferty na zakup Licencji do Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Zarządzania Umowami, Wdrożenie Systemu oraz świadczenie Usług Utrzymania w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku.

Data publikacji: 07.05.2019

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 20-05-2019

Numer ogłoszenia

1183624

Status ogłoszenia

Zakończone

Treść ogłoszenia została zmieniona

Do zapytania ofertowego dołączono załączniki:
Załącznik nr 7 - SAP_export_faktury_rozliczenie.xls
Załącznik nr 8 - SAP_export_kontrahenci_wsbg.xls
Załącznik nr 9 - SAP_export_mpk_wsbg.xls
Załącznik nr 10 - SAP_export_nr_ksiegowy.xls
Załącznik nr 11 - SAP_import_faktury_dane.csv
W zapytaniu ofertowym zaktualizowano Załącznik nr 4 - formularz ofertowy.
Po wprowadzeniu zmian, termin składania ofert został przedłużony do 20.05.2019 do godz.24:00.
Aktualizacja pytań i odpowiedzi do zapytania ofertowego z dnia 15.05.2019
Aktualizacja pytań i odpowiedzi do zapytania ofertowego z dnia 17.05.2019

Miejsce i sposób składania ofert

Miejsce i termin składania ofert

8.1 Oferty prosimy składać na wzorze formularza stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Podpisaną ofertę należy złożyć w terminie do 20.05.2019 r. do godziny 24.00 drogą elektroniczną na adres dnaoferty@wsb.gda.pl z dopiskiem „Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 49/2019/Z231” lub w godzinach pracy w dni powszednie (8:00-16:00) w Kancelarii Wyższej Szkoły Bankowej w Gdańsku, al. Grunwaldzka 238A, 80-266 Gdańsk, pok. B105.
8.2 Wykonawca może, przed upływem terminu dostarczenia ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
8.3 Wykonawca może zgłosić tylko jedną ofertę.

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

dnaoferty@wsb.gda.pl

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Jolanta Zielińska-Goluch

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

58 522 77 72

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup Licencji do Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Zarządzania Umowami, Wdrożenie Systemu oraz świadczenie Usług Utrzymania w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku.
Szczegółowy opis Przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego - Opis Przedmiotu Zamówienia.
Wymagania funkcjonalne dla Systemu dzielą się na:
a/ wymagania obowiązkowe objęte Przedmiotem Zamówienia w części gwarantowanej,
b/ wymagania obowiązkowe objęte Przedmiotem Zamówienia w ramach Prawa opcji
c/ wymagania nieobowiązkowe objęte Przedmiotem Zamówienia w części gwarantowanej (dodatkowo punktowane)
„Wymagania obowiązkowe objęte Przedmiotem Zamówienia w części gwarantowanej” oznaczają wymagania, które Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć w treści oferty i zrealizować w ramach przedmiotu zamówienia.
„Wymagania obowiązkowe objęte Przedmiotem Zamówienia w ramach Prawa opcji” oznaczają wymagania, które Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć w treści oferty i zrealizować w ramach przedmiotu zamówienia wyłącznie wówczas, gdy Zamawiający zażąda tego od Wykonawcy w terminie – nie później niż do dnia 30.06.2019r., przy czym Zamawiający może złożyć takie żądanie co do wszystkich, jednego lub niektórych takich wymagań.
„Wymagania nieobowiązkowe objęte Przedmiotem Zamówienia w części gwarantowanej” – wymagania, których spełnienie jest dodatkowo punktowane przez Zamawiającego zgodnie z kryteriami oceny oferty podanymi w pkt 9 niniejszego zapytania, lecz nie są elementem koniecznym oferty.

Kategoria ogłoszenia

Dostawy

Podkategoria ogłoszenia

Dostawy inne

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: pomorskie Powiat: Gdańsk Miejscowość: Gdańsk

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Głównym celem wdrożenia systemu do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) i zarządzania umowami w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku jest zwiększenie efektywności działania uczelni, minimalizacja przetwarzania dokumentów w formie papierowej, ergonomizacja i usystematyzowanie działań przetwarzania dokumentów w formie elektronicznej.

Zamówienie będzie współfinansowane w ramach projektu realizowanego w Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego: „D.N.A. WSB – Dydaktyka, Nauka, Administracja – Zintegrowany Program Rozwoju WSB” POWR.03.05.00-00-Z231/17, projekt realizowany przez Wyższą Szkołę Bankową w Gdańsku.

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup Licencji do Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Zarządzania Umowami, Wdrożenie Systemu oraz świadczenie Usług Utrzymania w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku.
Szczegółowy opis Przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego - Opis Przedmiotu Zamówienia.
Wymagania funkcjonalne dla Systemu dzielą się na:
a/ wymagania obowiązkowe objęte Przedmiotem Zamówienia w części gwarantowanej,
b/ wymagania obowiązkowe objęte Przedmiotem Zamówienia w ramach Prawa opcji
c/ wymagania nieobowiązkowe objęte Przedmiotem Zamówienia w części gwarantowanej (dodatkowo punktowane)
„Wymagania obowiązkowe objęte Przedmiotem Zamówienia w części gwarantowanej” oznaczają wymagania, które Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć w treści oferty i zrealizować w ramach przedmiotu zamówienia.
„Wymagania obowiązkowe objęte Przedmiotem Zamówienia w ramach Prawa opcji” oznaczają wymagania, które Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć w treści oferty i zrealizować w ramach przedmiotu zamówienia wyłącznie wówczas, gdy Zamawiający zażąda tego od Wykonawcy w terminie – nie później niż do dnia 30.06.2019r., przy czym Zamawiający może złożyć takie żądanie co do wszystkich, jednego lub niektórych takich wymagań.
„Wymagania nieobowiązkowe objęte Przedmiotem Zamówienia w części gwarantowanej” – wymagania, których spełnienie jest dodatkowo punktowane przez Zamawiającego zgodnie z kryteriami oceny oferty podanymi w pkt 9 niniejszego zapytania, lecz nie są elementem koniecznym oferty.

Kod CPV

48000000-8

Nazwa kodu CPV

Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

Harmonogram realizacji zamówienia

• Etap I – Dostawa licencji i sprzętu, instalacja, konfiguracja oraz realizacja części gwarantowanej zamówienia – nie później niż 31.08.2019
• Etap II – Realizacja części zamówienia objętej prawem opcji - nie później niż 30.11.2019
• Etap III - Świadczenie usług utrzymania - przez okres 36 miesięcy liczone od daty zakończenia Etapu I.
Wynagrodzenie za Etapy I i II będzie wypłacone po podpisaniu protokołów zdawczo-odbiorczych, stwierdzających wykonanie danego Etapu (przedmiotu zamówienia) zgodnie z warunkami zamówienia. Wynagrodzenie za Etap III zostanie wypłacone Wykonawcy najpóźniej do dnia 31 marca 2022.

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Wiedza i doświadczenie

Wiedza i doświadczenie

Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował zamówienia o jakich mowa poniżej dla minimum 4 różnych przedsiębiorstw/instytucji/organizacji i zrealizował tym samym co najmniej 4 zamówienia o jakich mowa poniżej. Wartość każdego z czterech ww. zamówień nie może być mniejsza niż 80 000 zł brutto każde. W przypadku, gdy wartość zamówienia wyrażona została w umowie w walucie obcej – równowartość tej kwoty musi zostać przeliczona w zł brutto wg średniego kursu NBP z dnia zawarcia umowy o wykonanie tego zamówienia.
Przedmiotem każdego z czterech zamówień musi być co najmniej dostarczenie licencji systemu oferowanego w niniejszym postępowaniu ofertowym oraz wdrożenie tegoż systemu w zakresie elektronicznego obiegu faktur zakupowych.
Każde z wykazanych czterech zamówień musi być zrealizowane w sposób należyty, tj. odebrane przez Zleceniodawcę bez zastrzeżeń.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

7. Dokumenty jakie powinni dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków.

W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu każdy z Oferentów powinien przedłożyć następujące dokumenty:
a) Formularz ofertowy, stanowiący Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania, uwzględniając wszystkie wymogi zawarte w niniejszym Zapytaniu. Wykonawca powinien w cenie brutto ująć wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia, a także uwzględnić inne podatki i opłaty. Cena brutto musi być podana w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy z tytułu błędnego skalkulowania ceny lub pominięcia elementów niezbędnych do wykonania zamówienia, należy przewidzieć cały przebieg wykonania przedmiotu zamówienia, a wszystkie utrudnienia wynikające z warunków realizacji Wykonawca winien uwzględnić w podanej cenie oferty.
b) Oświadczenia stanowiące Załącznik nr 5 do niniejszego Zapytania ofertowego.
c) Wykaz minimum czterech zamówień zrealizowanych przez Oferenta ze wskazaniem dat realizacji, o wartości nie mniejszej niż 80 000 zł brutto każde, dla czterech różnych przedsiębiorstw/instytucji/organizacji.
Na dowód spełniania powyższych warunków Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wraz z Formularzem Oferty:
- Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego – Wykaz usług, w którym Wykonawca wskaże min. 4 zamówienia spełniające ww. warunki,
- Min. 4 referencje (bądź inne dokumenty np. protokoły odbioru) dla każdego zrealizowanego zamówienia o jakim mowa w 5.1. powyżej (co najmniej 1 referencja dla każdego z zamówień (bądź inny dokument np. protokół odbioru)) wystawione dla Wykonawcy przez odbiorcę tegoż zamówienia (odrębnie dla każdego zrealizowanego zamówienia), potwierdzające jednoznacznie, że te zamówienia, zostały wykonane należycie.
Referencje powyższe (bądź inne dokumenty np. protokoły odbioru) muszą być wystawione przez podmiot, na rzecz którego wykonywane były dostawy lub usługi.
Referencje powyższe (bądź inne dokumenty np. protokoły odbioru) muszą być wystawione na rzecz Wykonawcy składającego Ofertę. Niedopuszczalne jest przedkładanie na potwierdzenie ww. doświadczenia referencji (bądź innych dokumentów np. protokołów odbioru) użyczonych od podwykonawców Wykonawcy składającego Ofertę. Wszystkie referencje (bądź inne dokumenty np. protokoły odbioru) złożone przez Wykonawcę składającego Ofertę muszą zostać wystawione na rzecz ww. Wykonawcy określonego z nazwy firmy tożsamej z nazwą firmy Wykonawcy, który składa Ofertę w niniejszym Zapytaniu ofertowym.
W przypadku referencji (bądź innych dokumentów np. protokołów odbioru) składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (np. konsorcja), Zamawiający wymaga, by co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie posiadał wiedzę i doświadczenie wymagane w Zapytaniu ofertowym o jakich mowa wyżej tj. co najmniej 4 referencje (bądź inne dokumenty np. protokoły odbioru) składane na potwierdzenie powyższego warunku muszą zostać wystawione na rzecz co najmniej jednego z podmiotów wspólnie ubiegających się o zamówienie – Zamawiający nie dopuszcza, by dopiero suma referencji (bądź innych dokumentów np. protokołów odbioru) podmiotów wspólnie ubiegających się o zamówienie realizowała warunek minimalnej liczby i jakości ww. referencji.
Zamawiający nie dopuszcza, by wartości wskazane powyżej w pkt. 5.1 były osiągnięte w ten sposób, iż dopiero suma wartości kontraktów wszystkich podmiotów wspólnie ubiegających się o zamówienie dała wymagane przez Zamawiającego kwoty.

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

9. Kryteria i sposób oceny ofert

Ocena ofert jest dwustopniowa:

Stopień 1 - Zamawiający dokonuje oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, na podstawie złożonych dokumentów oraz Załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego, zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”.
Stopień 2 – Ocena ofert, zakwalifikowanych do dalszej oceny w ramach stopnia 1, dokonywana jest na podstawie osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt. (100 pkt. = 100%):

Poniżej zostały określone wagi i punkty przypisane do poszczególnych kryteriów oferty.



● K1 - Wynagrodzenie brutto za realizację całości Przedmiotu zamówienia – 60% (max. 60 pkt)
● K2 – Kryterium dotyczące braku konieczności opłacania licencji lub innych opłat podmiotom trzecim (zarówno bezpośrednio jak i pośrednio) również po okresie świadczenia usług utrzymania– 20 % (max. 20 pkt)
● K3 - Kryterium dotyczące możliwości nieograniczonego korzystania z systemu na osobnej maszynie wirtualnej w celach dydaktycznych – 10% (max. 10 pkt.)
● K4 - Kryterium dodatkowe dotyczące Systemu obsługującego powiadamianie użytkownika pocztą elektroniczną o otrzymaniu nowych dokumentów i poleceń wraz z możliwością włączenia/wyłączenia tej funkcjonalności z poziomu użytkownika – 5% (max. 5 pkt.)
● K5 - Kryterium dodatkowe dotyczące systemu umożliwiającego konfigurowanie samodzielnie przez użytkownika dowolnych raportów/zestawień z możliwością eksportu do plików formatu .xls/.csv – 5% (max. 5 pkt.)


Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Ostateczna liczba punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru:
K = K1 + K2 + K3 + K4 + K5

K1 – Wynagrodzenie brutto 60% (maksymalnie możliwych do uzyskania 60 pkt)


Punktacja za cenę będzie obliczana na podstawie wzoru:

C N x waga P C – otrzymane punkty
P C = C N – łączna cena brutto oferty z najniższą ceną
C R C R – łączna cena brutto oferty rozpatrywanej

K2 – Kryterium dotyczące braku konieczności opłacania licencji lub innych opłat podmiotom trzecim (zarówno bezpośrednio jak i pośrednio) również po okresie świadczenia usług utrzymania – 20 % (20 pkt)

K3 - Kryterium dotyczące możliwości nieograniczonego korzystania z systemu na osobnej maszynie wirtualnej w celach dydaktycznych – 10% (10 pkt.)

K4 - Kryterium dodatkowe dotyczące Systemu obsługującego powiadamianie użytkownika pocztą elektroniczną o otrzymaniu nowych dokumentów i poleceń wraz z możliwością włączenia/wyłączenia tej funkcjonalności z poziomu użytkownika – 5% (5 pkt.)

K5 - Kryterium dodatkowe dotyczące systemu umożliwiającego konfigurowanie samodzielnie przez użytkownika dowolnych raportów/zestawień z możliwością eksportu do plików formatu .xls/.csv – 5% (5 pkt.)



Kryteria będą weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w złożonej ofercie.

Za najkorzystniejszą ofertę Zamawiający uzna taką, która otrzyma najwyższą punktację spośród ocenianych = K (K=K1+K2+K3+K4+K5).


W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą.

Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej zgodnie z powyższymi zasadami, ze względu na złożenie ofert o takiej samej liczbie punktów, zamawiający może wezwać wykonawców, którzy złożyli oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych lub zaprosić ich do negocjacji.

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkie podmioty w sposób jednolity z upublicznieniem Zapytania.
2. Zamawiający zastrzega, że oferty złożone przez osoby zatrudnione w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku mogą zostać odrzucone w przypadku ich kolizji z uregulowaniami „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 19 lipca 2017r. oraz zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie projektu, w szczególności dotyczącymi kosztów związanych z zatrudnieniem personelu.
3. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez wybrania którejkolwiek z ofert.

Wykluczenia

6. Wykluczenia z udziału w postępowaniu

6.1 Brak powiązań osobowych i kapitałowych.

W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienie nie może być udzielane podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, tj. z Wyższą Szkołą Bankową w Gdańsku. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym w powyższym rozumieniu, lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego, lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego, czynności związanych z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

6.2 Wykonawca nie znajduje się w stanie likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.

Z postępowania wyklucza się Wykonawcę w stosunku, do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne (tekst jednolity: Dz.U. z 2016r. poz. 1574 późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidacje jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe i naprawcze (tekst jednolity: Dz. U. z 2016r. poz. 2171 z późn. zm.).

6.3 Wykonawca nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

6.4 Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716).

6.5 Wykonawca nie jest osobą fizyczną prawomocnie skazaną za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego lub za inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

6.6 Wykonawca nie jest osobą prawną, której urzędujących członków władz skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

WYŻSZA SZKOŁA BANKOWA W GDAŃSKU

Adres

al. Grunwaldzka 238A

80-266 Gdańsk

pomorskie , Gdańsk

Numer telefonu

585227700

Fax

brak

NIP

5832558844

Tytuł projektu

D.N.A. WSB - Dydaktyka, Nauka, Administracja - Zintegrowany Program Rozwoju WSB

Numer projektu

POWR.03.05.00-00-Z231/17-00

Informacja o wybranym wykonawcy

Rozstrzygnięte

Nazwa i adres, data wpłynięcia oferty oraz jej cena

Aplitt Sp. z o.o.
Ul. Arkońska 6/A1, 80-387 Gdańsk
Data wpływu oferty - 20.05.2019
Cena oferty 365 502, 29 PLN
Liczba wyświetleń: 631