Strona główna
Logo unii europejskiej

Usługa organizacji regionalnych spotkań informacyjnych oraz warsztatów animacyjnych (sale i catering)

Data publikacji: 12.03.2019

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 19-03-2019

Numer ogłoszenia

1172759

Status ogłoszenia

Zakończone

Miejsce i sposób składania ofert

Ofertę można:
a. przesłać pocztą (w tym kurierem) na adres: Fundacja „Fundusz Współpracy”,
ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa - decyduje data i godzina wpływu do Fundacji.
b. przesłać e-mailem na adres: ajankowska@cofund.org.pl – decyduje data wyświetlenia wiadomości na komputerze odbiorcy.
c. dostarczyć osobiście do Kancelarii FFW na adres: Fundacja Fundusz Współpracy, ul. Górnośląska 4a, 00-444 Warszawa - decyduje data i godzina wpływu do Fundacji.

Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
Oferta powinna być wypełniona na komputerze i w języku polskim. Podane w ofercie ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy.
Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu ofertowym i załącznikach i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
Oferty przygotowane niezgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania, złożone na innym druku, niekompletne lub po terminie nie będą podlegać ocenie.
Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.
Dopuszcza się złożenie oferty na część usługi.

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

ajankowska@cofund.org.pl

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Anna Jankowska

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

22 4509865

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Celem zamówienia jest organizacja 16 spotkań (Olsztyn, Bydgoszcz lub Toruń, Gdańsk lub Gdynia lub Sopot, Białystok, Poznań, Szczecin, Zielona Góra, Wrocław) w ramach projektu "Ścieżki współpracy" (wynajem sal i catering) - „Ścieżki współpracy – wsparcie dla podmiotów wdrażających współpracę międzynarodową” projekt realizowany w ramach IV Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi cateringowe

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: cała Polska Powiat:

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Celem zamówienia jest organizacja 16 spotkań (Olsztyn, Bydgoszcz lub Toruń, Gdańsk lub Gdynia lub Sopot, Białystok, Poznań, Szczecin, Zielona Góra, Wrocław) w ramach projektu "Ścieżki współpracy" (wynajem sal i catering) - „Ścieżki współpracy – wsparcie dla podmiotów wdrażających współpracę międzynarodową” projekt realizowany w ramach IV Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.

Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji 16 spotkań w 8 miastach wojewódzkich dla uczestników projektu „Ścieżki współpracy - wsparcie dla podmiotów wdrażających współpracę międzynarodową”:
a. 8 regionalnych spotkań animacyjnych – 70 uczestników, 4h
b. 8 warsztatów animacyjnych – 15 uczestników, 6h

Województwo Spotkanie regionalne Warsztaty animacyjne
Olsztyn 3.04 16.04
Bydgoszcz lub Toruń 4.04. 17.04
Gdańsk lub Gdynia lub Sopot 5.04 18.04
Białystok 10.04 11.04
Poznań 7.05. 8.05
Szczecin 9.05 10.05
Zielona Góra 21.05 22.05
Wrocław 23.05 24.05


2. W skład usługi wchodzą:
a. Usługa wyżywienia oraz zapewnienia tzw. serwisu kawowego w trakcie 16 spotkań. Usługa obejmuje każdorazowo zapewnienie:
• serwisu kawowego dla każdego z uczestników regionalnych spotkań informacyjnych (70 os. x 8 spotkań)
• serwisu kawowego oraz 1 zestawu obiadowego dla każdego z uczestników warsztatów animacyjnych (15 os. x 8 spotkań)
W skład zestawu obiadowego wchodzić będzie: zupa, drugie danie, deser, napoje. W ofercie powinno znajdować się danie wegetariańskie. Obiad może mieć formę bufetu szwedzkiego. Do oferty należy dołączyć 2-3 przykładowe menu dla każdego z posiłków na dany dzień. W skład przerwy kawowej wchodzić będą: kawa, herbata, napoje (min. woda oraz soki owocowe), ciastka, owoce sezonowe.
b. Wynajęcie sali konferencyjnej:
• 1 sala konferencyjna dla 70 osób dla regionalnych spotkań informacyjnych
• 1 sala konferencyjna dla 15 osób dla warsztatów animacyjnych
Wymagania wobec sali konferencyjnej: sala widna (światło dzienne), możliwość ustawienia teatralnego i stołów do pracy w czterech małych grupach zadaniowych; wyposażenie sali w min. 1 mikrofon (dla spotkań skierowanych do 70 osób), 1 komputer, 1 ekran, 1 rzutnik, 1 flipchart (z papierem i flamastrami kolorowymi), dostęp do Internetu (dla wszystkich sal).

Kod CPV

55000000-0

Nazwa kodu CPV

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

Harmonogram realizacji zamówienia

Województwo Spotkanie regionalne Warsztaty animacyjne
Olsztyn 3.04 16.04
Bydgoszcz lub Toruń 4.04. 17.04
Gdańsk lub Gdynia lub Sopot 5.04 18.04
Białystok 10.04 11.04
Poznań 7.05. 8.05
Szczecin 9.05 10.05
Zielona Góra 21.05 22.05
Wrocław 23.05 24.05

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

Doświadczenie wykonawcy w realizacji podobnych zamówień
Oferent powinien wykazać i potwierdzić referencjami realizację przynajmniej 5 podobnych zleceń dla
grup 15-100 osób

Wiedza i doświadczenie

Doświadczenie wykonawcy w realizacji podobnych zamówień
Oferent powinien wykazać i potwierdzić referencjami realizację przynajmniej 5 podobnych zleceń dla
grup 15-100 osób

Potencjał techniczny

Wymagania wobec sali konferencyjnej: sala widna (światło dzienne), możliwość ustawienia teatralnego i
stołów do pracy w czterech małych grupach zadaniowych; wyposażenie sali w min. 1 mikrofon (dla
spotkań skierowanych do 70 osób),
1 komputer, 1 ekran, 1 rzutnik, 1 flipchart (z papierem i flamastrami kolorowymi), dostęp do Internetu
(dla wszystkich sal).

Warunki zmiany umowy

Zamawiający dopuszcza zmiany - wprowadzenie zmian w umowie przypadkach wskazanych w
Załączniku nr 3. Stosownie do Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu
Spójności na lata 2014-2020 nie przewidziane w niniejszym zapytaniu ofertowym zmiany dot. umowy nie
będą rozpatrywane.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

1. Oferta cenowa na formularzu ofertowym wraz z oświadczeniem o braku powiązań - załącznik nr 1.
2. Zdjęcia sal Oferenta.
3. Przykładowe menu zawierające klika propozycji obiadu do wyboru przez Zamawiającego.
4. Informacja o prowadzonej działalności, wraz z referencjami.
5. Oświadczenie o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – jeśli dotyczy.
6. Oświadczenie o byciu podmiotem ekonomii społecznej – jeśli dotyczy.

Zamówienia uzupełniające

Zamawiający dopuszcza możliwość zamówień uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50%
wartości zamówienia publicznego, określonej w umowie. Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian
w umowie w przypadkach wskazanych w Załączniku nr 3.

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Zamawiający dokona wyboru oferty w oparciu o wszystkie kryteria oceny ofert.
Lp. Nazwa kryterium Znaczenie kryterium (%) Liczba możliwych do uzyskania punktów
1. Cena łączna oferty
Cena oferty wyrażona w walucie polskiej (PLN), winna być określona jednostkowo i całkowicie w kwotach brutto zgodnie z opisem zamówienia. Jednostkowe ceny oferty określone przez Wykonawcę pozostaną stałe w okresie realizacji umowy i nie będą podlegały zmianom.
Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:
Cena oferty najtańszej
--------------------------
Cena oferty badanej
x liczba możliwych do uzyskania punktów= liczba punktów 50 % 50 pkt
2. Doświadczenie wykonawcy w realizacji podobnych zamówień
Oferent powinien wykazać i potwierdzić referencjami realizację przynajmniej 5 podobnych zleceń dla grup 15-100 osób
20%
20 pkt
3. Aspekt społeczny
Oferent zatrudniania minimum 1 osobę niepełnosprawną na umowę o pracę na dzień otwarcia ofert lub jest podmiotem ekonomii społecznej zgodnie z definicją. 15% 15 pkt
4. Punkty dodatkowe: Oferent przedstawił ofertę na całość lokalizacji, o których mowa w ofercie, tj. zorganizuje 4 spotkania. 15% 15 pkt
Łącznie Max 100 % Max 100 pkt

Wykluczenia

Warunkiem udziału jest oświadczenie "Niniejszym oświadczamy, że nie jesteśmy powiązani kapitałowo
lub osobowo
z Zamawiającym, osobami upoważnionymi do reprezentowania Zamawiającego,
lub wykonującym w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem
i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy. Przez powiązania kapitałowe
lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą, a Zamawiającym
lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami
wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem
procedury wyboru wykonawcy, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik
spółki cywilnej lub osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka
organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku
małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub
powinowactwa w linii bocznej, do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli."

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

FUNDACJA FUNDUSZ WSPÓŁPRACY

Adres

Górnośląska 4A

00-444 Warszawa

mazowieckie , Warszawa

Numer telefonu

224509810

Fax

224509803

NIP

5260005468

Tytuł projektu

Ścieżki współpracy - wsparcie dla podmiotów wdrażających współpracę międzynarodową

Numer projektu

POWR.04.03.00-00-0096/17-00

Informacja o wybranym wykonawcy

Nierozstrzygnięte – Inne

Opis

Spłynęły dwie oferty:
1. Deluxe Event sp. z o.o.
2. Qubus Hotele Management
Postępowanie ofertowe nie zostało rozstrzygnięte ze względu na to, że ceny zawarte w ofertach obu oferentów przekraczają wielokrotnie budżet projektu przeznaczony na ten cel.
Liczba wyświetleń: 211