Strona główna
Logo unii europejskiej

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/02/2019 z dnia 7 lutego 2019 r. dotyczące wyboru dostawcy usługi noclegowej i cateringowej oraz wynajmu sal na szkolenia dla przedstawicieli organizacji pozarządowych w ramach projektu „Aktywnie w tworzeniu prawa!” POWR.02.16.00-00-0006/16

Data publikacji: 07.02.2019

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 20-02-2019

Numer ogłoszenia

1165374

Status ogłoszenia

Zakończone

Miejsce i sposób składania ofert

Ofertę należy złożyć:
a) w przypadku oferty składanej w wersji papierowej, należy ofertę przesłać pocztą, kurierem lub dostarczyć osobiście (decyduje data wpływu do biura Federacji) do 20 lutego 2019 r. do godziny 14.00, na adres:
Federacja Stowarzyszeń „Amazonki”
ul. Piastowska 38
61-556 Poznań
w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Oferta na wybór hotelu projekt „Aktywnie w tworzeniu prawa!”
lub
b) w przypadku oferty składanej w formie elektronicznej (przedstawione muszą być skany podpisanych dokumentów) należy ofertę przesłać na adres: biuro@amazonki.poznan.pl do 20 lutego 2019 r. do godz. 23:59:59. Oferta złożona w formie elektronicznej nie wymaga przesłania wersji papierowej.

Oferta musi zawierać następujące elementy:

1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy,
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym,
3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu

W przypadku formy papierowej - oferta wraz z załącznikami powinna być trwale spięta oraz podpisana przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji (wraz z upoważnieniem). Złożenie oferty po terminie oraz w innej, niż przewidziane powyżej, formie skutkować będzie jej odrzuceniem. Oferty niekompletne nie będą podlegały ocenie. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Wykonawca.

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

biuro@amazonki.poznan.pl

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Izabela Pawlikowska – Dolata

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

668 359 109

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Założono przeprowadzenie 10 szkoleń w pięciu terminach. W jednym terminie odbędą się równolegle dwa szkolenia. W każdym terminie weźmie udział w sumie 45 osób (40 uczestników + 4 wykładowców + koordynator szkoleń). Przewidziano w ramach jednego terminu szkoleń 3 noclegi i 4 dni szkoleniowe średnio po 7,5 godzin dziennie dla każdej z dwóch grup.

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi hotelarskie

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: wielkopolskie Powiat: Miejscowość: - województwo wielkopolskie – Poznań i okolice do 80 km.: - województwo małopolskie: Zakopane i okolice do 50 km.:

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

dotyczy wyboru dostawcy usługi noclegowej i cateringowej oraz wynajmu sal na szkolenia dla przedstawicieli organizacji pozarządowych
w ramach projektu
„Aktywnie w tworzeniu prawa!” POWR.02.16.00-00-0006/16
Priorytet II. Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji,
Działanie 2.16 Usprawnienie procesu stanowienia prawa

Przedmiot zamówienia

Założono przeprowadzenie 10 szkoleń w pięciu terminach. W jednym terminie odbędą się równolegle dwa szkolenia. W każdym terminie weźmie udział w sumie 45 osób (40 uczestników + 4 wykładowców + koordynator szkoleń). Przewidziano w ramach jednego terminu szkoleń 3 noclegi i 4 dni szkoleniowe średnio po 7,5 godzin dziennie dla każdej z dwóch grup.

Założone terminy realizacji zamówienia (szkoleń):
• Data I: 8-11 marca 2019 r.
• Data II: 15-18 marca 2019 r.
• Data III: 6-9 maja 2019 r.
• Data IV: 15-18 września 2019 r.
• Data V: 8-11 listopada 2019 r.

Założone miejsca realizacji zamówienia (szkoleń):
- województwo wielkopolskie – Poznań i okolice do 80 km.:
• Data I: 8-11 marca 2019 r.
• Data II: 15-18 marca 2019 r.
• Data IV: 15-18 września 2019 r.
• Data V: 8-11 listopada 2019 r.
- województwo małopolskie: Zakopane i okolice do 50 km.:
• Data III: 6-9 maja 2019 r.

1. Noclegi ze śniadaniem dla uczestników szkoleń, trenerów i koordynatora (data według wskazanych terminów realizacji szkoleń)

a) pokoje 2 osobowe x 3 noclegi (maksymalnie dla 44 osób)
b) pokój 1 osobowy x 3 noclegi ( 1 osoba)

2. Sale dydaktyczne na zajęcia (data według wskazanych terminów realizacji szkoleń)

2 sale: 2 grupy x 30 godzin (4 dni po średnio 7,5 godziny)

3. Wyżywienie podczas zajęć (data według wskazanych terminów realizacji szkoleń)

a) 4 przerwy kawowe na szkoleniach dla 45 osób każda (40 uczestników + 4 wykładowców + koordynator szkolenia)
b) 3 obiady dla 45 osób każdy (40 uczestników + 4 wykładowców + koordynator szkolenia)
c) 3 kolacje dla 45 osób każdy (40 uczestników + 4 wykładowców + koordynator szkolenia)

Kod CPV

55110000-4

Nazwa kodu CPV

Hotelarskie usługi noclegowe

Dodatkowe przedmioty zamówienia

Oferent jest zobowiązany dopuszczać możliwość zmiany daty dostawy usługi noclegowej i cateringowej oraz wynajmu sal w ramach przedstawianego harmonogramu szkoleń na wniosek Zamawiającego bez obciążania Zamawiającego dodatkowymi kosztami. Informacja o zmianie terminu zostanie przekazana Oferentowi najpóźniej na 10 dni kalendarzowych przed planowanym pierwotnie terminem rozpoczęcia szkolenia. W takim przypadku Oferent o nowym terminie szkolenia poinformowany zostanie najpóźniej na 21 dni kalendarzowych przed jego rozpoczęciem.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z części zamówionych usług (zgodnie z ilością uczestników szkoleń, którzy nie wyrażą chęci/zgody przyjazdu na szkolenie we wskazanej lokalizacji). Ze względu na specyfikę projektu oraz odległość dzielącą uczestników projektu od planowanego miejsca prowadzonych szkoleń przewiduje się zmniejszenie liczby dostawy usługi noclegowej i cateringowej oraz wynajmu sal w stosunku do możliwości ich maksymalnego wykorzystania. W związku z powyższym Zamawiający zastrzega, iż zapłata nastąpi jedynie za faktycznie wykorzystane noclegi, catering, przerwy kawowe oraz sale.

Oferta będzie obejmowała następujące maksymalne składowe:

1. Noclegi ze śniadaniem dla uczestników szkoleń, trenerów i koordynatora (data według wskazanych terminów realizacji szkoleń)

a) pokoje 2 osobowe x 3 noclegi (maksymalnie dla 44 osób)
b) pokój 1 osobowy x 3 noclegi ( 1 osoba)

Informacje dodatkowe:

1. Nocleg ze śniadaniem przysługuje uczestnikom zakwalifikowanym przez Zamawiającego jako uprawnionym do noclegu zgodnie z warunkami udziału w projekcie, przy czym zakłada się, że nie wszyscy z 40 uczestników będą uprawnieni do skorzystania z noclegu w miejscu prowadzenia szkoleń.
2. W przypadku zaistnienia sytuacji uczestnictwa w szkoleniu nieparzystej liczby osób pod względem płci, Oferent zapewni pokój jednoosobowy dla Kobiety lub Mężczyzny, w zależności od potrzeb.
3. Zapotrzebowanie na ilość noclegów będzie przekazywane Oferentowi najpóźniej na 4 dni kalendarzowych przed planowanym w harmonogramie szkoleniem, jednakże w szczególnych przypadkach Oferent dopuszcza możliwość modyfikacji ilości noclegów/posiłków w dniu rozpoczęcia zajęć po przyjeździe wszystkich uczestników. Zamawiający dokona zapłaty jedynie za faktycznie wykorzystane noclegi/posiłki.
4. Śniadanie zostanie zorganizowane w postaci „szwedzkiego stołu” wraz z gorącymi napojami kawa, herbata czarna, herbaty smakowe, z dodatkami: mleko/śmietanka, cukier oraz wodą mineralną i sokiem, przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.)


2. Sale dydaktyczne na zajęcia (data według wskazanych terminów realizacji szkoleń)

2 sale: 2 grupy x 30 godzin (4 dni po średnio 7,5 godziny)

Oferent zapewnia dostępność dwóch sal, które pomieszczą 20 uczestników plus trenerzy i organizatorzy (minimum 23 osoby, maksymalnie 26) każda sala, przy układzie stołów typu podkowa. Należy w każdej sali zapewnić flipchart z papierem, markerami i gąbką, osobny stolik dla trenera oraz rzutnik multimedialny z ekranem projekcyjnym, lub tablicę multimedialną z gotową infrastrukturą podłączenia pod sprzęt laptopa wykładowcy i organizatora. W każdej sali należy zapewnić stały dostęp do Internetu. Każda sala musi być dobrze wentylowana: klimatyzacja i/lub otwierane swobodnie okna w celu wietrzenia.

Każda sala szkoleniowa musi znajdować się w kompleksie budynków, w którym realizowana będzie usługa hotelowa i gastronomiczna.

3. Wyżywienie podczas zajęć (data według wskazanych terminów realizacji szkoleń)

a) 4 przerwy kawowe na szkoleniach dla 45 osób każda (40 uczestników + 4 wykładowców + koordynator szkolenia)
b) 3 obiady dla 45 osób każdy (40 uczestników + 4 wykładowców + koordynator szkolenia)
c) 3 kolacje dla 45 osób każdy (40 uczestników + 4 wykładowców + koordynator szkolenia)

Informacje dodatkowe:

1. Każdy obiad składać się ma z dwóch dań, deseru i soku oraz wody mineralnej. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.).
2. Kolacja składać się ma z dania ciepłego, zimnych przekąsek, gorącego napoju (kawa i herbata), wody mineralnej oraz soku przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich/koszernych/itp.).
3. Przerwa kawowa składać się ma z gorących napojów (kawa, herbata czarna, herbaty smakowe), z dodatkami: mleko/śmietanka, cukier, wody mineralnej, soków oraz ciast, ciastek oraz słonych przekąsek.
4. Liczba przerw kawowych – 4 przerwy x 45 osób = 180 przerw (każdego z 4 dni szkoleniowych w trakcie zajęć po uzgodnieniach z Zamawiającym).
5. Harmonogram godzinowy posiłków i przerw kawowych podporządkowany będzie pod wymagania Zamawiającego.
6. Menu poszczególnych posiłków ustala Wykonawca z zastrzeżeniem punktów 1 do 5, przy akceptacji Zamawiającego.
7. Całość dostarczonych usług powinna znajdować się w jednym budynku.

Harmonogram realizacji zamówienia

Dnia 07.02.2019 – zaproszenie do składania ofert.
Dnia 20.02.2019 godzina 23:59:59 – data zakończenia składania ofert – liczy się data wpływu do siedziby Federacji Stowarzyszeń „Amazonki” (ul. Piastowska 38, 61-556 Poznań) lub na adres mailowy (biuro@amazonki.poznan.pl).
Dnia 22.02.2019 – ogłoszenie decyzji o wyborze oferty.
Zapytanie zostanie udostępnione na stronie http://amazonkifederacja.pl/

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

Szczegółowe warunki podano w treści załączonego Zapytania ofertowego NR 1/02/2019
z dnia 7 lutego 2019 r.

Wiedza i doświadczenie

Szczegółowe warunki podano w treści załączonego Zapytania ofertowego NR 1/02/2019
z dnia 7 lutego 2019 r.

Potencjał techniczny

Szczegółowe warunki podano w treści załączonego Zapytania ofertowego NR 1/02/2019
z dnia 7 lutego 2019 r.

Osoby zdolne do wykonania zamówienia

Szczegółowe warunki podano w treści załączonego Zapytania ofertowego NR 1/02/2019
z dnia 7 lutego 2019 r.

Sytuacja ekonomiczna i finansowa

Szczegółowe warunki podano w treści załączonego Zapytania ofertowego NR 1/02/2019
z dnia 7 lutego 2019 r.

Dodatkowe warunki

1. W ramach zamówienia nie ma możliwości składania ofert wariantowych.
2. W przypadku, gdy Zamawiający uzna, iż wycena oferty zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zwróci się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie w wyznaczonym terminie. Cenę uznaje się za rażąco niską, jeżeli jest niższa o co najmniej 30% od szacowanej wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
3. Wykonawca związany jest ofertą do dnia 31 grudnia 2019 r.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.
5. Każdy Oferent /Wykonawca, w ofercie podaje cenę brutto, tj. zawierającą pełny koszt ponoszony przez Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający podkreśla, iż nie jest płatnikiem podatku VAT. Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich.
6. Zapłata za zrealizowaną usługę nastąpi na podstawie sporządzonej przez Wykonawcę faktury, maksymalnie w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury, z takim zastrzeżeniem, że wystawienie faktury nastąpi po podpisaniu protokołu odbioru dokumentującego zakończenie realizacji przedmiotu danego zamówienia.
7. Dodatkowo, termin zapłaty może być wydłużony, w przypadku nie otrzymania przez Zamawiającego transzy z Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w Warszawie, o czym Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego. Z tego tytułu nie należą się Wykonawcy żadne odsetki za zwłokę.
8. Zamawiający przewiduje karę umowną w wysokości do 100% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy – w przypadku gdy Wykonawca zrealizuje zlecenie w sposób niezgodny z postanowieniami umowy oraz bez zachowania należytej staranności w szczególności jakichkolwiek nieuzasadnionych opóźnień w dostarczaniu dokumentacji oraz informowaniu o zaistniałych problemach.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przez Zamawiającego do wysokości faktycznych strat jakie poniósł Zamawiający na skutek działania lub zaniechania Wykonawcy oraz pokrycia wszelkich kosztów poniesionych przez Zamawiającego w związku z przygotowaniem zajęć w innym terminie.
10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niezwłocznego odstąpienia od umowy przez Zamawiającego w przypadku naruszenia przez Wykonawcę warunków podpisanej umowy, w tym ds. stwierdzenia przez Zamawiającego jakiegokolwiek uchybienia, zmiany, opóźnienia, skracania zajęć i realizacji przedmiotu umowy niezgodnie z przedstawianym przez Zamawiającego harmonogramem, uznania bądź kwestionowania przez Instytucję Pośredniczącą poszczególnych wydatków związanych z realizacją Projektu, w tym zadań, bądź ich części za niekwalifikowane z uwagi na uchybienia Wykonawcy w trakcie realizacji przedmiotu umowy.
11. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymane od Państwa oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
12. O ewentualnym wybraniu Państwa oferty poinformujemy poprzez e-mail i zaproszenie do podpisania umowy.

Warunki zmiany umowy

Z uwagi na charakter projektu Zamawiający przewiduje możliwość rezygnacji z wykonania części usługi noclegowej i cateringowej oraz wynajmu sali – w sytuacji braku możliwości zrekrutowania uczestników chętnych do udziału w szkoleniu. Określone w zamówieniu ilości wykonywanych usług są ilościami szacunkowymi i mogą ulec zmianie.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięcia końcowego terminu realizacji umowy na skutek wystąpienia okoliczności niezależnych i niezawinionych przez Zamawiającego oraz zmiany (zmniejszenia) ilości maksymalnego wykorzystania dostawy usługi noclegowej i cateringowej oraz wynajmu sali.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

Oferta musi zawierać następujące elementy:

1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy,
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym,
3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu

Zamówienia uzupełniające

Zamawiający nie przewiduje możliwości dokonywania zamówień uzupełniających.

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Kryteria wyboru oferty to: cena, dodatkowe udogodnienia dla uczestników, dodatkowe możliwości sprzętowe/infrastrukturalne, spełnianie klauzul społecznych

• Cena: 0–70 pkt,

Kryterium Cena (C) będzie oceniane w wyniku porównania najniższej ofertowanej ceny (Cmin) z ceną podaną w ocenianej ofercie (Coof), tj: C = Cmin / Coof x 70 pkt

Cena w ofercie musi być podana w walucie polskiej i być ceną brutto, tzn. obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty. Oferent może uzyskać maksymalnie 70 pkt.

• Dodatkowe udogodnienia dla uczestników 0–30 pkt,

a) Wykonawca oferuje uczestnikom każdego szkolenia bezpłatny dozorowany parking dla samochodów osobowych – 5 pkt
b) Wykonawca oferuje uczestnikom każdego szkolenia co najmniej jedno bezpłatne dodatkowe spotkanie integracyjne z poczęstunkiem – 10 pkt,
c) Wykonawca spełnia wymogi dostępu w pomieszczeniach dla osób z niepełnosprawnością – 15 pkt

Wykluczenia

Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji,
c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W związku z powyższym Wykonawca jest zobowiązany do popisania stosownego oświadczenia, określonego w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego. Oferenci, którzy nie podpiszą ww. oświadczenia zostaną odrzuceni.

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

FEDERACJA STOWARZYSZEŃ "AMAZONKI"

Adres

Piastowska 38

61-556 Poznań

wielkopolskie , Poznań

Numer telefonu

618333665

Fax

618333665

NIP

7831557140

Tytuł projektu

Aktywnie w tworzeniu prawa!

Numer projektu

POWR.02.16.00-00-0006/16-00

Inne źródła finansowania

NIE DOTYCZY.

Informacja o wybranym wykonawcy

Rozstrzygnięte

Nazwa i adres, data wpłynięcia oferty oraz jej cena

1. HOTELE SZABLEWSKI SP. Z O.O., ul. Paderewskiego 41, 62-300 Września; data wpłynięcia oferty: 13.02.2019; kwota oferty: 19 575,00, punktacja: 100 pkt.
2. "HOTEL*** KAMA PARK, ul. Orla 13, 64-410 Sieraków", data wpłynięcia: 20.02.2019; kwota oferty: 27 540,00, punktacja: 80 pkt.
3. Górski Ośrodek "Stasinda" Zofia Rzadkosz, ul. Karpęciny 5, 34-530 Bukowina Tatrzańska; data wpłynięcia: 20.02.2019; kwota oferty: 27 990,00; punktacja: 79 pkt.
4. "Wielspin Sp. z o.o., Ośrodek Wągrowiec, 62-100 Wągrowiec, ul. Jeziorna 16"; data wpłynięcia oferty: 20.02.2019; kwota oferty: 27 900,00; punktacja: 79 punktów
Liczba wyświetleń: 180