Strona główna
Logo unii europejskiej

Przeprowadzenie audytu procesów i podprocesów Uczelni, wykonanie raportu z analizy wraz z rekomendacjami optymalizacji procesów oraz wdrożenie rekomendowanych zmian i przeprowadzenie re-audytu dla wybranych procesów w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku.

Data publikacji: 19.08.2018

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 02-09-2018

Numer ogłoszenia

1131879

Status ogłoszenia

Anulowane

Miejsce i sposób składania ofert

1. Oferty prosimy składać na wzorze formularza stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Podpisaną ofertę należy złożyć w terminie do 2.09.2018 r. do godziny 24.00 drogą elektroniczną na adres dnaoferty@wsb.gda.pl z dopiskiem „Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 4/2018/Z231” lub w godzinach pracy w dni powszednie (8:00-16:00) w Kancelarii Wyższej Szkoły Bankowej w Gdańsku, al. Grunwaldzka 238A, 80-266 Gdańsk, pok. B105.
2. Wykonawca może, przed upływem terminu dostarczenia ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
3. Wykonawca może zgłosić tylko jedną ofertę.

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

dnaoferty@wsb.gda.pl

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Katarzyna Tul

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

58 522 77 85

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa audytu procesów Uczelni obejmująca wykonanie analizy procesów wraz z mapowaniem do postaci AS-IS, przygotowanie rekomendowanej mapy procesów w postaci TO-BE zawierającej zarówno diagramy procesów jak i opisowe karty procesów, przeprowadzenie wdrożenia optymalizacji wybranych procesów oraz dokonanie
re-audytu po okresie 1 roku od wdrożenia w obszarze pilotażowo optymalizowanych procesów.

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi inne

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: pomorskie Powiat: gdański

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Celem zamówienia jest zlecenie usługi przeprowadzenia audytu procesów i podprocesów Uczelni, wykonania raportu z analizy wraz z rekomendacjami optymalizacji procesów oraz wdrożenie rekomendowanych zmian i przeprowadzenie re-audytu dla wybranych procesów w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku.

Oczekiwanym efektem realizacji usługi jest usprawnienie procesów obsługowych
i administracyjnych Uczelni, podniesienie jakości obsługi klientów Uczelni, podniesienie jakości i sprawności realizacji procesów wewnętrznych Uczelni, sprawdzenie dostosowania wybranych procesów Uczelni do możliwości wdrożenia informatycznego systemu obsługi toku studiów oraz elektronicznego obiegu dokumentów realizowanych jako odrębne projekty, skrócenie czasu realizacji procesów, wyeliminowanie zbędnych elementów procesów.

Zamówienie będzie współfinansowane w ramach projektu realizowanego w Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego: „D.N.A. WSB – Dydaktyka, Nauka, Administracja – Zintegrowany Program Rozwoju WSB”, projekt realizowany przez Wyższą Szkołę Bankową w Gdańsku.

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa audytu procesów Uczelni obejmująca wykonanie analizy procesów wraz z mapowaniem do postaci AS-IS, przygotowanie rekomendowanej mapy procesów w postaci TO-BE zawierającej zarówno diagramy procesów jak i opisowe karty procesów, przeprowadzenie wdrożenia optymalizacji wybranych procesów oraz dokonanie
re-audytu po okresie 1 roku od wdrożenia w obszarze pilotażowo optymalizowanych procesów.

Przyjmuje się, że realizacja powyższej usługi będzie przebiegała etapowo.

I etap – Diagnoza obecnego stanu organizacji „AS-IS”

Etap I obejmuje:
a) Mapowanie głównych procesów biznesowych wraz z podprocesami (do poziomu n-1 – poziomu wewnętrznej komórki organizacyjnej) – zdefiniowanie głównych charakterystyk poszczególnych etapów procesów oraz przypisanie jednostek organizacyjnych realizujących zadania w etapach;

b) Zdefiniowanie kluczowych elementów procesów wymagających usprawnień
z wykorzystaniem analizy danych historycznych dotyczących efektywności działania procesów z punktu widzenia realizacji celów strategicznych Uczelni, metody job shadowing realizowanej bezpośrednio na stanowiskach pracy związanych z przebiegiem procesów, organizacją wywiadów/warsztatów z pracownikami zaangażowanymi w realizację procesów.

II etap – Projekt nowej mapy procesów organizacji „TO-BE”

Etap II obejmuje:
c) Określenie luk organizacyjnych i możliwych kierunków zmian w zakresie struktury organizacyjnej, w tym wskazanie rekomendowanego podziału zadań poszczególnych uczestników (wewnętrznych komórek organizacyjnych) w procesach;
d) Określenie niedoborów, nadmiarów w ramach procesów oraz stanów docelowych
w zakresie zasobów tak ludzkich jak i informatycznych niezbędnych do poprawnej realizacji procesu;
e) Określenie możliwych obszarów automatyzacji, standaryzacji realizowanych elementów procesów;
f) Opracowanie mapy procesów TO-BE;
g) Przygotowanie harmonogramu wdrażania zmian wraz ze wskazaniem ich horyzontu czasowego i zidentyfikowaniem potencjalnych problemów, które mogą utrudnić osiągnięcie stanu docelowego;
h) Zarekomendowanie procesu, dla którego przeprowadzona zostanie pilotażowa optymalizacja;

III etap – Pilotażowa optymalizacja

Etap III obejmuje:
a) warsztaty metodyczne i praktyczne z zarządzania procesami dla kadry zarządzającej
i kierowników komórek organizacyjnych uczelni – przewidywane 8h szkolenia;
b) warsztaty przedwdrożeniowe dla pracowników komórek organizacyjnych wybranego procesu optymalizowanego pilotażowo – przewidywane 8h szkolenia;
c) asysta przy wdrażaniu zmian organizacyjnych na poziomie strukturalnym jak
i stanowiskowym wewnątrz komórek organizacyjnych;
d) asysta (czytanie, korygowanie) przy modyfikowaniu/tworzeniu procedur na poziomie komórek organizacyjnych;
e) cykliczna weryfikacja postępów we wdrażaniu i utrzymywaniu wdrożonych modyfikacji;

Etap IV – Re-audyt

Etap IV obejmuje:
a) przeprowadzenie, po roku od wdrożenia optymalizacji, audytu kontrolnego weryfikującego skuteczność przeprowadzonych zmian oraz prawidłowość w realizacji założonych w etapie II rekomendacji;
b) zdefiniowanie rekomendacji końcowych dotyczących kierunku dalszych działań w zakresie usprawnień zarządzania procesowego;

Kod CPV

79212200-5

Nazwa kodu CPV

Usługi audytu wewnętrznego

Harmonogram realizacji zamówienia

Etap I Przeprowadzenie diagnozy AS-IS
Przeprowadzenie przez Wykonawcę diagnozy i opracowanie pełnej dokumentacji
z tego etapu nie później niż do dnia 10.12.2018 roku.

Etap II Wykonanie nowej mapy procesów TO-BE
Przygotowanie przez wykonawcę pełnej dokumentacji z tego etapu nie później niż do dnia 31.01.2019 roku.

Etap III Przeprowadzenie pilotażowego wdrożenia optymalizacji procesu
Przeprowadzenie warsztatów nie później niż do 15.02.2019 roku.
Wdrażanie zmian organizacyjnych i wewnątrzkomórkowych zgodnie z przedstawionymi zatwierdzonym harmonogramem wdrożenia zmian, nie później jednak niż do dnia 31.10.2019 roku.

Etap IV Re-audyt
Przeprowadzenie re-audytu w okresie od 01.10.2020 do 31.10.2020 roku

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Wiedza i doświadczenie

Wykonawca powinien wykazać się doświadczeniem w realizacji minimum 6 podobnych projektów audytowych (projekty te są już zakończone) na rzecz podmiotów zewnętrznych
o nie mniejszej skali organizacyjnej oraz w przypadku minimum jednego projektu o podobnym profilu działalności w ciągu ostatnich 4 lat (licząc od sierpnia 2018 roku wstecz). Przez podobne projekty audytowe rozumie się takie, które dotyczyły procesów obsługowych oraz administracyjnych w zakresie:
• przeglądu oraz diagnozy dysfunkcjonalności lub słabości realizowanych procesów,
• projektowania zmian lub projektowania nowych procesów;
Przez organizacje o podobnej skali organizacyjnej rozumie się organizacje zatrudniające nie mniej niż 200 pracowników. Przez organizację o podobnym profilu działalności rozumie się organizacje/firmy prowadzące działalność o charakterze usługowym.

Potwierdzeniem zrealizowania usług jest oświadczenie Wykonawcy oraz minimum
3 referencje potwierdzające należyte wykonanie ww. projektów (bez konieczności podania kwot kontraktów) dołączone do Formularza oferty.
Wykonawca zapewni poprzez dostarczenie odpowiednich dokumentów (CV, listy rekomendacyjne, certyfikacje, itp.) że:
• Kierownik zespołu audytorskiego posiada doświadczenie minimum 5 lat w obszarze przeglądów i optymalizacji procesów;
• Członkowie zespołu projektowego posiadają minimum roczne doświadczenie w zakresie audytu i optymalizacji procesów.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu każdy z Oferentów powinien przedłożyć następujące dokumenty:
a) Formularz ofertowy, stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, uwzględniając wszystkie wymogi zawarte w niniejszym Zapytaniu. Wykonawca powinien w cenie brutto ująć wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia, a także uwzględnić inne podatki i opłaty. Cena brutto musi być podana w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy z tytułu błędnego skalkulowania ceny lub pominięcia elementów niezbędnych do wykonania zamówienia, należy przewidzieć cały przebieg wykonania przedmiotu zamówienia, a wszystkie utrudnienia wynikające z warunków realizacji Wykonawca winien uwzględnić w podanej cenie oferty.
b) Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego.
c) Życiorysy zawodowe kierownika oraz członków zespołu audytorskiego (cv) sporządzone w języku polskim obrazujące wymogi zawarte w pkt. 5 Zapytania ofertowego,
d) Min. 3 referencje (potwierdzone za zgodność z oryginałem), o których mowa z punkcie 5 Zapytania ofertowego,

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Ocena ofert składa się z dwóch etapów:

Etap 1 - Zamawiający dokonuje oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, na podstawie złożonych dokumentów CV oraz Załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego, zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”.
Etap 2 – Ocena ofert dokonywana jest na podstawie osiągniętej liczby punktów wyliczonych w
oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt. (100 pkt. = 100%):

Poniżej zostały określone wagi i punkty przypisane do poszczególnych kryteriów oferty.



● K1 - Wynagrodzenie brutto za realizację całości Przedmiotu zamówienia – 50% (max. 50 pkt)
● K2 – Kryteria dodatkowe dotyczące doświadczenia Personelu zespołu audytującego – 50 % (max. 50 pkt)


Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Ostateczna liczba punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru:
K = K1 + K2

K1 – Wynagrodzenie brutto 50% (maksymalnie możliwych do uzyskania 50 pkt)
Punkty za kryteria K1 będą podzielone na poszczególne składowe:

Punktacja za cenę będzie obliczana na podstawie wzoru:

C N x waga P C – otrzymane punkty
P C = C N – łączna cena brutto oferty z najniższą ceną
C R C R – łączna cena brutto oferty rozpatrywanej

K2 – Kryteria dodatkowe dotyczące Personelu zespołu audytującego – 50 % (maksymalnie możliwych do uzyskania 50 pkt)

Punkty za kryteria K2 będą podzielone na poszczególne składowe:
K2 = A + B + C + D, gdzie

A – Kierownik zespołu z minimum 10 letnim doświadczeniem – 25 pkt
B – Członkowie zespołu z minimum 3 letnim doświadczeniem w audycie procesów – 15 pkt
C – Członkowie zespołu z minimum rocznym doświadczeniem zawodowym w szkolnictwie
wyższym – 8 pkt
D – Członkowie zespołu z minimum 4 letnim doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń z zakresu zarządzania procesowego – 2 pkt



Kryteria będą weryfikowane w oparciu o informacje zawarte w złożonym przez Zamawiającego Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego nr 4/2018/Z231 - Formularza oferty.

Za najkorzystniejszą ofertę Zamawiający uzna taką, która otrzyma najwyższą punktację spośród ocenianych = K (K=K1+K2).


W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą.

Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej zgodnie z powyższymi zasadami, ze względu na złożenie ofert o takiej samej liczbie punktów, zamawiający może wezwać wykonawców, którzy złożyli oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych lub zaprosić ich do negocjacji.

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkie podmioty w sposób jednolity z upublicznieniem Zapytania.
2. Zamawiający zastrzega, że oferty złożone przez osoby zatrudnione w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku mogą zostać odrzucone w przypadku ich kolizji z uregulowaniami „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 19 lipca 2017r. oraz zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie projektu, w szczególności dotyczącymi kosztów związanych z zatrudnieniem personelu.
3. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez wybrania którejkolwiek z ofert.

Wykluczenia

Zamawiający wykluczy z przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, który jest powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a Wykonawcą polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

WYŻSZA SZKOŁA BANKOWA W GDAŃSKU

Adres

al. Grunwaldzka 238A

80-266 Gdańsk

pomorskie , Gdańsk

Numer telefonu

585227700

Fax

brak

NIP

5832558844

Tytuł projektu

D.N.A. WSB - Dydaktyka, Nauka, Administracja - Zintegrowany Program Rozwoju WSB

Numer projektu

POWR.03.05.00-00-Z231/17-00
Liczba wyświetleń: 318