Strona główna
Logo unii europejskiej

Zapytanie ofertowe na zapewnienie usług hotelarskich i konferencyjnych, na potrzeby organizacji 8 zjazdów szkoleniowych.

Data publikacji: 20.06.2018

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 28-06-2018

Numer ogłoszenia

1119911

Status ogłoszenia

Zakończone

Miejsce i sposób składania ofert

Ofertę należy złożyć w formie papierowej w biurze projektu (ul. Rakowiecka 1/3 lok 7, 02-517 Warszawa; biuro czynne od poniedziałku do piątku w godzinach 10:00 – 16:00) lub elektronicznej, jako plik PDF zawierający skan podpisanej oferty, wysłanej na adres: kontakt@instytutip.org.pl do dnia 28.06.2018 r.

Oferta złożona w formie papierowej powinna być złożona w zamkniętej kopercie opatrzonej dopi-skiem: „Pracownia Liderów NGO’s - oferta".

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

kontakt@instytutip.org.pl

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Aleksandra Sławińska

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

794431928

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie w okresie od dnia 13 lipca 2018 r. do 20 stycznia 2019 r. usług hotelarskich i konferencyjnych, na potrzeby organizacji 8 zjazdów szkoleniowych, w tym pokoi hotelowych (noclegowych), wyżywienia oraz bufetu kawowego dla uczestników, miejsc parkingowych oraz sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem i obsługą.

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi hotelarskie

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: mazowieckie Powiat: Warszawa

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Zamówienie realizowane będzie w ramach projektu pn. „Pracownia Liderów NGO’s” nr POWR.02.16.00-00-0018/16-01 realizowanego w ramach Działania 2.16 Usprawnienie procesu stanowienia prawa w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014 – 2020. współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Celem projektu jest objęcie wsparciem szkoleniowym uczestników projektu z terenu Polski (w tym wolontariuszy pracujących na rzecz organizacji pozarządowych i partnerów społecznych) zgodnie z programem opracowanym przez wnioskodawcę uwzględniającym wyniki analizy potrzeb szkoleniowych przedstawicieli organizacji pozarządowych i partnerów społecznych (załącznik do wniosku o dofinansowanie). Wsparcie szkoleniowe doprowadzi do trwałego wzmocnienia potencjału organizacji pozarządowych objętych wsparciem w zakresie legislacji i udziału w procesie stanowienia prawa (w tym w szczególności z zakresu prawa gospodarczego, ekonomii z elementami polityki przemysłowej, prawa pracy, ekonomicznej analizy prawa).

Przedmiot zamówienia

Wynajem sal konferencyjnych z niezbędnym wyposażeniem technicznym, zapewnienie usługi cateringowej i hotelowej dla uczestników projektu „Pracownia Liderów NGO” w terminach:

1. 13-15.07.2018 r.
2. 14-16.09.2018 r.
3. 28-30.09.2018 r.
4. 12-14.10.2018 r.
5. 26-28.10.2018 r.
6. 23-25.11.2018 r.
7. 07-09.12.2018 r.
8. 18-20.01.2019 r.

Wymagania dotyczące usługi hotelowej dla każdego z ww. terminów:

a) Liczba dób hotelowych: 2 (piątek-niedziela). Doba liczona od godz. 15:00 w dniu przyjazdu.
b) Nocleg w pokojach jedno- lub dwuosobowych z oknem dla 35 osób:

- Pokój musi posiadać podstawowe wyposażenie – wskazane w załączniku

- Łazienka powinna być wyposażona w wannę z baterią i natryskiem lub kabinę natryskową oraz w osłonę na wannę lub prysznic, umywalkę z blatem lub półką, wc. Wyposażenie uzupełniające - wskazane w załączniku

c) Na terenie obiektu wymagany jest dostęp do bezprzewodowego Internetu (WiFi).
d) Dostęp dla osób niepełnosprawnych.
e) Bezpłatny parking dla min. 5 samochodów osobowych przez cały zjazd.

Wymagania dotyczące wyżywienia dla każdego z ww. terminów:

a) Śniadanie dla 35 osób w formie stołu szwedzkiego, w dniach zjazdu: sobota, niedziela

b) Obiad dla 35 osób, serwowany w formie stołu szwedzkiego, w dniach zjazdu: sobota, niedziela,

c) Kolacja dla 35 osób serwowana w formie stołu szwedzkiego, w dniach zjazdu: piątek, sobota,

d) Przerwa kawowa przez całe szkolenie (m.in: kawa, herbata czarna oraz owocowa, woda mineralna gaz/niegaz, soki, cukier, cytryna, mleko, ciasteczka min. 3 rodzaje, bez ograniczeń ilościowych).

Wymagania dotyczące sali konferencyjnej dla każdego z ww. terminów:
a) Jedna duża sala konferencyjna klimatyzowana zapewniająca miejsce siedzące dla min. 35 osób, wyposażona w min. stoły, krzesła, sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik, ekran), flipchart, mazaki, wysokiej jakości nagłośnienie z 3 mikrofonami bezprzewodowymi, wentylator, bezprzewodową sieć Internet (WiFi), stół prezydialny i 5 miejsc siedzących.
b) Dwie małe sale konferencyjne klimatyzowane zapewniające miejsce siedzące dla min. 20 osób, wyposażone w m.in. stoły, krzesła, sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik, ekran), flipchart, mazaki, wysokiej jakości nagłośnienie, wentylator, bezprzewodowa sieć Internet (WiFi).
c) Sale powinny mieścić się w tym budynku, w którym uczestnicy będą zakwaterowani.
d) Każda sala dostępna dla organizatorów i uczestników szkolenia pierwszego dnia w godzinach 17:00-00:00, drugiego dnia w godzinach: 8:00-00:00 oraz w kolejnym dniu w godzinach 8:00-18:00.
e) Sale powinny być dostępne dla osób niepełnosprawnych ruchowo.

Dodatkowe informacje:
a) Przedmiot zamówienia powinien być zrealizowany w granicach administracyjnych województwa mazowieckiego, ale nie dalej niż 20 km od Dworca Centralnego w Warszawie (najkrótsza trasa dojazdu, a nie w linii prostej). Możliwy dojazd do ośrodka środkami komunikacji miejskiej w czasie nie dłuższym niż półtorej godziny z Dworca Centralnego oraz Lotniska Chopina.
b) Budynek w którym świadczone będą usługi powinien być wyposażony w pełne zaplecze sanitarne, zgodnie z wymogami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz być dostosowa-ny do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo.

Dokładne wymagania opisane są w załączniku.

Kod CPV

55110000-4

Nazwa kodu CPV

Hotelarskie usługi noclegowe

Dodatkowe przedmioty zamówienia

70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Harmonogram realizacji zamówienia

Zjazdy odbywają się w następnych terminach:

1. 13-15.07.2018 r. (piątek-niedziela),
2. 14-16.09.2018 r. (piątek-niedziela),
3. 28-30.09.2018 r. (piątek-niedziela),
4. 12-14.10.2018 r. (piątek-niedziela),
5. 26-28.10.2018 r. (piątek-niedziela),
6. 23-25.11.2018 r. (piątek-niedziela),
7. 07-09.12.2018 r. (piątek-niedziela),
8. 18-20.01.2019 r. (piątek-niedziela)

Zjazd rozpoczyna się w piątek o godz. 17:00 i trwa do godz. 18:00 w niedzielę

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

Zamawiający nie stawia specjalnych warunków w tym zakresie.

Wiedza i doświadczenie

O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który
- posiada doświadczenie w obsłudze konferencji, sympozjów, warsztatów – organizacja minimum 10 spotkań tego typu na 30 osób każde w ciągu ostatnich 3 lat.
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ww. warunki, jeżeli złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Oświadczenie ujęte jest w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego (Formularz oferty). Oferty Wykonawców, którzy nie spełnią ww. warunków zostaną od-rzucone.
W trakcie oceny ofert, Zamawiający może żądać od Wykonawcy dokumentów potwierdzających spełnienie powyższych warunków . Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.

Potencjał techniczny

O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który zapewni świadczenie usług w hotelu / pensjonacie / centrum konferencyjno-szkoleniowym:

1. Dostosowanym do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (dostosowany budynek, sala szkoleniowa, toalety, restauracja, minimum 2 dostosowane pokoje oraz parking),
2. Usytuowanym w odległości max. 20 kilometrów od Centrum Warszawy, licząc od Dworca Centralnego (najkrótsza trasa dojazdu, a nie w linii prostej), możliwy dojazd do ośrodka środkami komunikacji miejskiej w czasie nie dłuższym niż półtorej godziny z Dworca Centralnego oraz Lotniska Chopina.

Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ww. warunki, jeżeli złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Oświadczenie ujęte jest w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego (Formularz oferty). Oferty Wykonawców, którzy nie spełnią ww. warunków zostaną od-rzucone.
W trakcie oceny ofert, Zamawiający może żądać od Wykonawcy dokumentów potwierdzających spełnienie powyższych warunków . Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.

Osoby zdolne do wykonania zamówienia

O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który na dzień składania oferty zatrudnia minimum jedną osobę niepełnosprawną na umowę o pracę.

Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ww. warunki, jeżeli złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Oświadczenie ujęte jest w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego (Formularz oferty). Oferty Wykonawców, którzy nie spełnią ww. warunków zostaną od-rzucone.
W trakcie oceny ofert, Zamawiający może żądać od Wykonawcy dokumentów potwierdzających spełnienie powyższych warunków . Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.

Sytuacja ekonomiczna i finansowa

O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który:
1. znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej, zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia,
2. posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody związane z prowadzoną działalnością.
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ww. warunki, jeżeli złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Oświadczenie ujęte jest w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego (Formularz oferty). Oferty Wykonawców, którzy nie spełnią ww. warunków zostaną od-rzucone.
W trakcie oceny ofert, Zamawiający może żądać od Wykonawcy dokumentów potwierdzających spełnienie powyższych warunków . Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.

Warunki zmiany umowy

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy:

- w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia,
- w zakresie terminu wykonania zamówienia w przypadku działania siły wyższej, za które uważa się zdarzenia w charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu umowy, a których Strony nie były w stanie przewidzieć w momencie jej zawarcia i których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie przedmiotu umowy w terminie a także zaistnienia innych okoliczności, które nie powstały z winy Wykonawcy.
- w zakresie zmiany terminu realizacji usług w zależności od przebiegu procesu rekrutacji uczestników/-czek do projektu.

Wszelkie zmiany i uzupełnienia do Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (tj. w formie aneksu).

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

Formularz oferty cenowej wraz z oświadczeniami

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

1. Kryterium Cena brutto (C) – waga 90%

Wykonawca oferujący najniższą cenę brutto otrzyma 90 punktów, natomiast pozostałe oferty zostaną przeliczone wg wzoru:
C = (Cmin / Co) x 90 pkt., gdzie
C - liczba punktów przyznana ocenianej ofercie w ramach kryterium „Cena brutto (C)”,
Cmin - najniższa cena brutto za realizację zamówienia spośród wszystkich prawidłowych ofert złożonych w postępowaniu,
Co - cena brutto za realizację zamówienia w aktualnie badanej ofercie.

Cena musi być podana w PLN cyfrowo i musi zawierać podatek VAT/uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją usługi.

2. Kryterium społeczne (zatrudnienie na umowę o pracę) – waga 10%
Powyższe kryterium rozumiane jest jako procent osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, z ogólnej liczby osób, którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia w zakresie przygotowania, dostarczenia, podania posiłków, z uwzględnieniem personelu podwykonawców.
Zamawiający w tym miejscu wyraźnie wskazuje, iż warunek angażowania personelu na podstawie umowy o pracę nie ogranicza konkurencji w dostępie do zamówień publicznych. Należy bowiem odróżnić warunki uczestnictwa w postępowaniu, które wykonawca musi wykazać już na etapie ubiegania się o zamówienie od zobowiązania się przez Wykonawcę do zatrudnienia na umowę o pracę określonej liczby osób w związku z realizacją przedmiotowego zamówienia. W przypadku warunku umownego, wykonawca wykazuje jedynie swoje zobowiązanie się do zawarcia umów o pracę dopiero na potrzeby wykonania zamówienia, a więc gdy uzyska zamówienie.
Takie dodatkowe warunki umowne są nie tylko zgodne z prawem Unii Europejskiej, ale także są popierane przez Komisję Europejską (art. 9 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej: „Przy określaniu i realizacji swoich polityk i działań Unia bierze pod uwagę wymogi związane ze wspieraniem wysokiego poziomu zatrudnienia, zapewnianiem odpowiedniej ochrony socjalnej, zwalcza-niem wykluczenia społecznego, a także z wysokim poziomem kształcenia, szkolenia oraz ochrony zdrowia ludzkiego.”).
Ponadto Zamawiający wskazuje, iż zgodnie z art. 22 §11 Kodeksu pracy „nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy”. To oznacza, że jeżeli praca jest wykonywana w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę, oraz pod jego kierownictwem, to należy stosować umowę o pracę.
W związku z tym, jeżeli przedmiotem zamówienia publicznego są czynności, których wykonywanie odpowiada warunkom wykonywania pracy, bowiem jest określone miejsce i czas wykonywania czynności, to postawienie warunku zatrudnienia personelu na podstawie umowy o pracę jest w pełni uzasadnione.

KRYTERIUM SPOŁECZNE - U
U = (Kob / Kmax x 100) x 10% albo U = 0 przy Kmax = 0
gdzie:
U – liczba punktów w kryterium społecznym, zaokrąglonych do dwóch miejsc po przecinku,
K – procent osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (wskaźnik zaokrąglony do pełnego procenta), z ogólnej liczby osób, którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem personelu wszystkich podwykonawców.
Kob – wskaźnik K oferty badanej
Kmax - maksymalny zaoferowany wskaźnik K

Zamawiający poda liczbę punktów w kryterium w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku, gdy trzecią liczbę po przecinku stanowić będzie cyfra 5 lub cyfra o większej wartości, Zamawiający dokona zaokrąglenia w górę, np. w przypadku wyniku 1,355 wpisze wartość 1,36.

Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą łączną liczbę punktów wg poniższego wzoru:
P = C + U
gdzie:
P - oznacza całkowitą liczbę punktów przyznanych ofercie
C - oznacza liczbę punktów przyznanych w kryterium „Cena brutto” (max 90 pkt.)
U - oznacza liczbę punktów przyznanych w Kryterium społecznym (zatrudnienie na umowę o pra-cę) „Kryterium społeczne” (max 10 pkt.)

Całkowita liczba przyznanych punktów będzie sumą punktów otrzymanych w ww. kryteriach. Maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta to 100 punktów.
Oferta, która zdobędzie najwyższą liczbę punktów w oparciu o ww. kryteria zostanie uznana za najkorzystniejszą. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa.

Wykluczenia

W celu uniknięcia konfliktu interesów o zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynno-ści związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
− uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
− posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
− pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocni-ka,
− pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Zamawiający uzna, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu jeżeli złoży oświadczenie o braku występowania ww. powiązań. Oświadczenie ujęte jest w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego (Formularz ofertowy). Oferty Wykonawców, którzy nie podpiszą ww. oświadczenia zostaną odrzucone.

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

FUNDACJA INICJATYW MŁODZIEŻOWYCH

Adres

Solec 81B/73A

00-382 Warszawa

mazowieckie , Warszawa

Numer telefonu

792277855

NIP

7010346695

Tytuł projektu

Pracownia Liderów NGO's

Numer projektu

POWR.02.16.00-00-0018/16-01

Inne źródła finansowania

Projekt jest realizowany w ramach projektu partnerskiego.
Zamawiającym jest Partner Projektu - Fundacja Instytut Inicjatyw Publicznych.

Dane zamawiającego:
Nazwa: Fundacja Instytut Inicjatyw Publicznych

Adres:
ul. Solec 81b lok. 73a,
00-382 Warszawa

Numer telefonu: 794431928

NIP: 5213696904

Informacja o wybranym wykonawcy

Rozstrzygnięte

Nazwa i adres, data wpłynięcia oferty oraz jej cena

FHU Kaja
ul. A.Necla 4/16
84-200 Wejherowo
Cena oferty: 154 400,00
Data wpływu oferty: 28.06.2018
Liczba wyświetleń: 183