Strona główna
Logo unii europejskiej

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2018

Data publikacji: 19.04.2018

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 30-04-2018

Numer ogłoszenia

1105180

Status ogłoszenia

Zakończone

Miejsce i sposób składania ofert

Ofertę należy złożyć w formie papierowej w biurze projektu (ul. Rakowiecka 1/3 lok 7, 02-517 Warszawa; biuro czynne od poniedziałku do piątku w godzinach 10:00 – 16:00) lub elektronicznej, jako plik PDF zawierający skan podpisanej oferty, wysłanej na adres: kontakt@fundacjainicjatywmlodziezowych.pl do dnia 30.04.2018 r.

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

kontakt@fundacjainicjatywmlodziezowych.pl

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Tomasz Skorupski

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

792277855

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Wynajem sal konferencyjnych z niezbędnym wyposażeniem technicznym, zapewnienie usługi cateringowej i hotelowej dla uczestników projektu „Pracownia Liderów NGO” w terminie (piątek-niedziela) 25-27 maja 2018 r.,

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi hotelarskie

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: mazowieckie Powiat: Warszawa Miejscowość: Warszawa

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Zamówienie realizowane będzie w ramach projektu pn. „Pracownia Liderów NGO’s” nr POWR.02.16.00-00-0018/16-01 realizowanego w ramach Działania 2.16 Usprawnienie procesu stanowienia prawa w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014 – 2020. współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Celem projektu jest objęcie wsparciem szkoleniowym uczestników projektu z terenu Polski (w tym wolontariuszy pracujących na rzecz organizacji pozarządowych i partnerów społecznych) zgodnie z programem opracowanym przez wnioskodawcę uwzględniającym wyniki analizy potrzeb szkoleniowych przedstawicieli organizacji pozarządowych i partnerów społecznych (załącznik do wniosku o dofinansowanie). Wsparcie szkoleniowe doprowadzi do trwałego wzmocnienia potencjału organizacji pozarządowych objętych wsparciem w zakresie legislacji i udziału w procesie stanowienia prawa (w tym w szczególności z zakresu prawa gospodarczego, ekonomii z elementami polityki przemysłowej, prawa pracy, ekonomicznej analizy prawa).

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest:
Wynajem sal konferencyjnych z niezbędnym wyposażeniem technicznym, zapewnienie usługi cateringowej i hotelowej dla uczestników projektu „Pracownia Liderów NGO” w terminie (piątek-niedziela) 25-27 maja 2018 r., zgodnie z następującymi uwarunkowaniami:
Wymagania dotyczące usługi hotelowej:
a) Liczba dób hotelowych: 2 (piątek-niedziela). Doba liczona od godz. 15:00 w dniu przyjazdu.
b) Nocleg w pokojach jedno, dwu lub trzy osobowych z oknem dla 65 osób (60 uczestników + 3 trenerów + 2 osoby z obsługi technicznej
c) Na terenie obiektu wymagany jest dostęp do bezprzewodowego Internetu (WiFi).
d) Dostęp dla osób niepełnosprawnych.
e) Bezpłatny parking.

Wymagania dotyczące wyżywienia:
a) Śniadanie dla 65 osób w formie stołu szwedzkiego w dniach 26 i 27 maja 2018 [(min: danie ciepłe, wędlinę, ser, musli z mlekiem, nabiał, pieczywo, zimne napoje (woda gaz/niegaz., soki), ciepłe napoje (kawa, herbata do wyboru z dodatkami /cukier, cytryna, mleko)]
b) Obiad dla 65 osób w dniach 25 i 26 maja 2018, dwudaniowy z deserem, serwowany, z możliwością wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego/wegańskiego, a także z możliwością zapewnienia posiłków dla osób ze specjalna dietą. Sytuacje takie będą uwzględnianie w szczegółowym harmonogramie przekazywanym przez Zamawiającego.
c) Kolacja dla 65 osób w formie stołu szwedzkiego w dniach 25 i 26 maja 2018 (min: danie ciepłe, wędlina, ser, nabiał, warzywa, pieczywo, zimne napoje: woda gaz/niegaz, soki, ciepłe napoje ( herbata do wyboru z dodatkami /cukier, cytryna).
d) Przerwa kawowa przez całe szkolenie (min: kawa, herbata, woda mineralna gaz/niegaz, soki, cukier, cytryna, mleko, ciasteczka min. 3 rodzaje, nieograniczone).

Wymagania dotyczące sali konferencyjnej:
a) Jedna duża sala konferencyjna klimatyzowana zapewniająca miejsce dla min. 65 osób, wyposażona w min. stoły, krzesła, sprzęt multimedialny (rzutnik, ekran), flipchart, mazaki, nagłośnienie, wentylator, bezprzewodowa sieć Internet (WiFi). Dostępna przez min. 10 godzin dziennie w dniach: 25 i 27 maja 2018, 12 godzin 26 maja 2018.
b) Dwie małe sale konferencyjne klimatyzowane zapewniające miejsce dla min. 20 osób, wyposażone w min. stoły, krzesła, sprzęt multimedialny (rzutnik, ekran), flipchart, mazaki, nagłośnienie, wentylator, bezprzewodowa sieć Internet (WiFi). Dostępna przez min. 10 godzin dziennie w dniach: 25 i 27 maja 2018, 12 godzin 26 maja 2018.

Dodatkowe informacje istotne z punktu widzenia realizacji zamówienia:
a) Przedmiot zamówienia powinien być zrealizowany w miejscowości: Warszawa.
b) Budynek w którym świadczone będą usługi powinien być wyposażony w pełne zaplecze sanitarne, zgodnie z wymogami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo. Przewidziana liczba uczestników to 65 osób (60 osób + 3 trenerów + 2 obsługa).
c) Uczestnicy podzieleni zostaną na trzy grupy po: 20 osób + 1 trener + 1 sala.

Dokładne wymagania opisane są w załączniku.

Kod CPV

55110000-4

Nazwa kodu CPV

Hotelarskie usługi noclegowe

Dodatkowe przedmioty zamówienia

70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Harmonogram realizacji zamówienia

25.05.2018:
1. Zakwaterowanie uczestników
2. Wyżywienie (obiad, kolacja oraz przerwy kawowe)
3. Wynajem sal konferencyjnych od godz. 14:00 min 10h
26.05.2018:
1. Zakwaterowanie uczestników
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja oraz przerwy kawowe)
3. Wynajem sal konferencyjnych od godz. 09:00 do godz. 21:00 min 12h
27.05.2018:
1. Zakwaterowanie uczestników
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad oraz przerwy kawowe)
3. Wynajem sal konferencyjnych od godz. 07:00 do godz. 17:00 min 10h

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

Zamawiający nie stawia specjalnych warunków w tym zakresie.

Wiedza i doświadczenie

W okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert wykonał należycie co najmniej 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia.
W trakcie oceny ofert, Zamawiający może żądać do Wykonawcy dokumentów potwierdzających należyte wykonanie wskazanych usług.

Potencjał techniczny

O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który zapewni świadczenie usług w hotelu / pensjonacie / centrum konferencyjno-szkoleniowym:
1. Dostosowanym do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (dostosowany budynek, sala szkoleniowa, toalety, restauracja, minimum 2 dostosowane pokoje oraz parking),
2. Usytuowanym w odległości max 15 kilometrów od Centrum Warszawy, licząc od Dworca Centralnego (najkrótsza trasa dojazdu, a nie w linii prostej),
3. Który spełnia poniższe warunki:
- prowadzi działalność gospodarczą w zakresie objętym przedmiotem zamówienia,
- dysponuje niezbędnym zapleczem technicznym i potencjałem osobowym gwarantującym rzetelne wykonanie zamówienia,

Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.

Osoby zdolne do wykonania zamówienia

Na dzień składania oferty zatrudnia minimum jedną osobę niepełnosprawną na umowę o pracę,

Sytuacja ekonomiczna i finansowa

Zamawiający nie stawia specjalnych warunków w tym zakresie.

Warunki zmiany umowy

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy:
 w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia,
 w zakresie terminu wykonania zamówienia w przypadku działania siły wyższej, za które uważa się zdarzenia w charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu umowy, a których Strony nie były w stanie przewidzieć w momencie jej zawarcia i których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie przedmiotu umowy w terminie a także zaistnienia innych okoliczności, które nie powstały z winy Wykonawcy.
 w zakresie zmiany terminu realizacji usług w zależności od przebiegu procesu rekrutacji uczestników/-czek do projektu.
Wszelkie zmiany i uzupełnienia do Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (tj. w formie aneksu).

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

1. Formularz oferty cenowej wraz z oświadczeniami

Zamówienia uzupełniające

Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia wybranemu w wyniku przeprowadzonej procedury wyboru Wykonawcy zamówienia uzupełniającego w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia podstawowego. Przedmiot zamówienia uzupełniającego będzie zgodny z przedmiotem zamówienia podstawowego.

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

1. Kryterium Cena brutto (C) – waga 90%
Wykonawca oferujący najniższą cenę netto otrzyma 90 punktów, natomiast pozostałe oferty zostaną przeliczone wg wzoru:
C = (Cmin / Co) x 90 pkt., gdzie
C - liczba punktów przyznana ocenianej ofercie w ramach kryterium „Cena brutto (C)”,
Cmin - najniższa cena brutto za realizację zamówienia spośród wszystkich prawidłowych ofert złożonych w postępowaniu,
Co - cena brutto za realizację zamówienia w aktualnie badanej ofercie.

Cena musi być podana w PLN cyfrowo i musi zawierać podatek VAT/uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją usługi.

2. Kryterium społeczne (zatrudnienie na umowę o pracę) – waga 10%
Powyższe kryterium rozumiane jest jako procent osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, z ogólnej liczby osób, którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia w zakresie przygotowania, dostarczenia, podania posiłków, z uwzględnieniem personelu podwykonawców.
Zamawiający w tym miejscu wyraźnie wskazuje, iż warunek angażowania personelu na podstawie umowy o pracę nie ogranicza konkurencji w dostępie do zamówień publicznych. Należy bowiem odróżnić warunki uczestnictwa w postępowaniu, które wykonawca musi wykazać już na etapie ubiegania się o zamówienie od zobowiązania się przez Wykonawcę do zatrudnienia na umowę o pracę określonej liczby osób w związku z realizacją przedmiotowego zamówienia. W przypadku warunku umownego, wykonawca wykazuje jedynie swoje zobowiązanie się do zawarcia umów o pracę dopiero na potrzeby wykonania zamówienia, a więc gdy uzyska zamówienie

Wykluczenia

W celu uniknięcia konfliktu interesów o zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
− uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
− posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
− pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
− pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Zamawiający uzna, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu jeżeli złoży oświadczenie o braku występowania ww. powiązań. Oświadczenie ujęte jest w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego (Formularz ofertowy). Oferty Wykonawców, którzy nie podpiszą ww. oświadczenia zostaną odrzucone.

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

FUNDACJA INICJATYW MŁODZIEŻOWYCH

Adres

Solec 81B/73A

00-382 Warszawa

mazowieckie , Warszawa

Numer telefonu

792277855

NIP

7010346695

Tytuł projektu

Pracownia Liderów NGO's

Numer projektu

POWR.02.16.00-00-0018/16-01

Informacja o wybranym wykonawcy

Nierozstrzygnięte – Inne

Opis

Fundacja Inicjatyw Młodzieżowych unieważnia postępowanie dot. zapytania ofertowego z dnia 19.04.2018 r. na usługę wynajmu sal konferencyjnych z niezbędnym wyposażeniem technicznym, zapewnienia usługi cateringowej i hotelowej dla uczestników projektu „Pracownia Liderów NGO” w terminie (piątek-niedziela) 25-27 maja 2018 r.
Zamawiający informuje, że zapytanie ofertowe na niniejsze zadanie zostaje unieważnione z uwagi wady postępowania w zakresie opisu przedmiotu zamówienia – zaszła konieczność dokonania zmian w zakresie terminu wykonania usługi oraz warunków udziału w postępowaniu.
Wszystkich zainteresowanych przepraszamy za zaistniałą sytuację i zapraszamy do udziału w nowym postępowaniu.
Liczba wyświetleń: 392