Strona główna
Logo unii europejskiej

Kompleksowa organizacja i obsługa wyjazdu na targi oraz organizacja misji gospodarczej

Data publikacji: 16.03.2018

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 03-04-2018

Numer ogłoszenia

1097043

Status ogłoszenia

Zakończone

Treść ogłoszenia została zmieniona

27.03.2018 Zamawiający publikuje pytania i wyjaśnienia oraz aktualny formularz ofertowy.
26.03.2018 W związku ze zmianami w zapytaniu ofertowym Zamawiający przedłuża termin składania ofert do dnia 03.04.2018r. do godziny 8:30.
Otwarcie ofert nastąpi dnia 03.04.2018r. o godzinie 9:30.


21.03.2018 Zamawiając zawiadamia o wpłynięciu pytań do zapytania ofertowego.

Dodatkowo w związku z problemami z otwarciem poszczególnych plików Zamawiający udostępnia pliki w formacie pdf.

Zamawiający przedłuża termin składania ofert do środy - 28.03.2018 do godz. 08:30.

Miejsce i sposób składania ofert

1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, adres: ul. Bohaterów Westerplatte 30, 65-034 Zielona Góra, osobiście, pocztą lub kurierem (sekretariat czynny od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-16:00).

2. Ofertę należy umieścić w zamkniętej kopercie/paczce oznakowanej danymi Wykonawcy (nazwa i adres). Kopertę/paczkę należy zaadresować zgodnie z poniższym wzorem:

…………………………………………………..
(Nazwa i adres Wykonawcy)

4system Polska Sp. z o.o.
ul. Bohaterów Westerplatte 30
65-034 Zielona Góra

„Oferta na Kompleksową organizację i obsługę wyjazdu na targi oraz organizacja misji gospodarczej

NIE OTWIERAĆ PRZED DNIEM 03.04.2018 r. godz. 08:30

3. Ofertę należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie, który upływa w dniu 03.04.2018 r. (poniedziałek) o godz. 8:30. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane, zostaną zwrócone Wykonawcy bez ich otwierania. Za datę złożenia oferty uznaje się datę wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.
4. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 03.04.2018 r. o godz. 9:30 w siedzibie Zamawiającego.
5. Termin związania ofertą wynosi 30 dni.

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Pani Daria Kabała, e-mail: d.kabala@4system.com

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

tel.: 68 45 10 888 wew. 103

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Kompleksowa organizacja i obsługa wyjazdu na targi oraz organizacja misji gospodarczej

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi inne

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: lubuskie Powiat: Zielona Góra Miejscowość: Zielona Góra

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Celem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji i obsługa wyjazdu na targi oraz organizacja misji gospodarczej .

Przedmiot zamówienia

Zadanie I. Udział w targach IFA Berlin 2018 w charakterze wystawcy
• podróż służbowa pracowników na targi IFA Berlin 2018,
• transport eksponatów na targi IFA Berlin 2018,
• transport pracowników uczestniczących w targach IFA Berlin 2018,
• rezerwacja miejsca wystawowego na targach, opłata rejestracyjna praz wpis do katalogu na targach IFA Berlin 2018,
• organizacja stoiska wystawowego na targach IFA Berlin 2018.
• organizacja prezentacji dla potencjalnych kontrahentów podczas targów IFA Berlin 2018.

Zadanie II. Udział w targach IAC Brema 2018 w charakterze wystawcy
• podróż służbowa pracowników na targi IAC Brema 2018,
• transport eksponatów na targi IAC Brema 2018,
• transport pracowników uczestniczących w targach IAC Brema 2018,
• rezerwacja miejsca wystawowego na targach, opłata rejestracyjna praz wpis do katalogu na targach IAC Brema 2018,
• organizacja stoiska wystawowego na targach IAC Brema 2018,
• organizacja prezentacji dla potencjalnych kontrahentów podczas targów IAC Brema 2018.
Zadanie III. Udział w targach CeBIT 2018 w charakterze wystawcy
• podróż służbowa pracowników na targi CeBIT 2018,
• transport eksponatów na targi CeBIT 2018,
• transport pracowników uczestniczących w targach CeBIT 2018,
• rezerwacja miejsca wystawowego na targach, opłata rejestracyjna praz wpis do katalogu na targach CeBIT 2018,
• organizacja stoiska wystawowego na targach CeBIT 2018,
• organizacja prezentacji dla potencjalnych kontrahentów podczas targów IAC Brema 2018.
Zadanie IV. Udział w misji gospodarczej w Zjednoczonych Emiratach Arabskich
• podróż służbowa przedstawicieli do ZEA,
• transport przedstawicieli firmy w ramach misji do ZEA,
• organizacja spotkań i prezentacji z potencjalnymi kontrahentami.
Zadanie V. Udział w targach IT Week Tokio 2018 w charakterze wystawcy
• podróż służbowa pracowników firmy na targi IT Week Tokio 2018 ,
• transport eksponatów na targi IT Week Tokio 2018,
• transport pracowników uczestniczących w targach IT Week Tokio 2018,
• rezerwacja miejsca wystawowego na targach, opłata rejestracyjna praz wpis do katalogu na targach IT Week Tokio 2018,
• organizacja stoiska wystawowego na targach IT Week Tokio 2018,
• organizacja prezentacji dla potencjalnych kontrahentów podczas targów IT Week Tokio 2018.
Zadanie VI. Udział w targach IFA Berlin 2019 w charakterze wystawcy
• podróż służbowa pracowników na targi IFA Berlin 2019,
• transport eksponatów na targi IFA Berlin 2019,
• transport pracowników uczestniczących w targach IFA Berlin 2019,
• rezerwacja miejsca wystawowego na targach, opłata rejestracyjna praz wpis do katalogu na targach IFA Berlin 2019,
• organizacja stoiska wystawowego na targach IFA Berlin 2019,
• organizacja prezentacji dla potencjalnych kontrahentów podczas targów IFA Berlin 2019.
Zadanie VII. Udział w targach Mobile World Congres 2019 w charakterze wystawcy
• podróż służbowa pracowników na targi Mobile World Congress 2019,
• transport eksponatów na targi Mobile World Congress 2019,
• transport pracowników uczestniczących w targach Mobile World Congress 2019,
• rezerwacja miejsca wystawowego na targach, opłata rejestracyjna praz wpis do katalogu na targach Mobile World Congress 2019,
• organizacja stoiska wystawowego na targach Mobile World Congress 2019,
• organizacja prezentacji dla potencjalnych kontrahentów podczas targów Mobile World Congress 2019.
Zadanie VIII. Udział w targach Gitex Technology 2019 w charakterze wystawcy
• podróż służbowa pracowników firmy na targi Gitex Technology 2019,
• transport eksponatów na targi Gitex Technology 2019,
• transport pracowników uczestniczących w targach Gitex Technology 2019,
• rezerwacja miejsca wystawowego na targach, opłata rejestracyjna praz wpis do katalogu na targach Gitex Technology 2019,
• organizacja stoiska wystawowego na targach Gitex Technology 2019,
• organizacja prezentacji dla potencjalnych kontrahentów podczas targów Gitex Technology 2019.

Kod CPV

79956000-0

Nazwa kodu CPV

Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

Dodatkowe przedmioty zamówienia

Kod CPV: 63520000-0 Usługa agencji transportowych
Kod CPV: 39154000-6 - Sprzęt wystawowy
Kod CPV: 79956000-8 Usługi w zakresie organizacji wystaw, targów i kongresów
Kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
Kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe
Kod CPV: 66512100-3 - Usługi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków
Kod CPV: 79931000-9 - Usługi dekoracji wnętrz
Kod CPV: 60400000-2 – Usługi transportu lotniczego

Harmonogram realizacji zamówienia

Termin realizacji zamówienia od momentu podpisania umowy do 31.12 2019.

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej (jeśli dotyczy) – Zamawiający uzna warunek za spełniony na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu;

Potencjał techniczny

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
c) spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, dysponuje lub będzie dysponować osobami o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych, doświadczeniu i wykształceniu niezbędnych do prawidłowej realizacji zamówienia.
Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał należycie usługę/usługi polegające na kompleksowej organizacji udziału w co najmniej 6 targach/misji poza granicami Polski. Zakres zadań obejmował co najmniej organizację i wykupienie stoiska targowego, zapewnienie noclegów, transportu dla osób biorących udział w targach/misjach Wykonawca zobowiązany jest podać terminy/miejsca organizowanych targów.

Zamawiający uzna warunek za spełniony na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2) oraz złożonego przez Wykonawcę Wykazu usług (Załącznik nr 5) wraz z dowodami określającymi czy wskazane usługi w wykazie usług (Załączniku nr 5) zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Sytuacja ekonomiczna i finansowa

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający uzna warunek za spełniony na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu;

Dodatkowe warunki

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania.
2) W postępowaniu nie mogą uczestniczyć podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.
3) Ocena spełnienia wyżej wymienionych warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana metodą spełnia/nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w następujących dokumentach złożonych przez Wykonawcę:
a) Załącznik 2 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu;
b) Załącznik 3 - Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych;
c) Załącznik 4 – Oświadczenie oferenta/wykonawcy dotyczące przetwarzania danych osobowych;
d) Załącznik 5 - Wykaz usług.

Warunki zmiany umowy

1. Zmiany postanowień zawartej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu, pod rygorem nieważności, podpisanego przez obie strony.
2. Zamawiający przewiduje możliwość postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z poniższych okoliczności:
1) wystąpienie siły wyższej;
2) zmiana obowiązującej stawki podatku od towarów i usług (VAT);
3) zmiana sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy (np. na skutek zmian umowy o dofinansowanie projektu zawartej przez Zamawiającego lub zmian wytycznych dotyczących realizacji projektu).

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

1. Załącznik 1 - Formularz ofertowy
2. Załącznik 2 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
3. Załącznik 3 - Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych
4. Załącznik 4 - Oświadczenie oferenta/wykonawcy dotyczące przetwarzania danych osobowych
5. Załącznik 5 – Wykaz usług

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Ocena ofert zostanie dokonana przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria
Lp. Kryterium Waga (%)
1. Cena brutto za udział w tragach/misji w charakterze wystawcy 40%
2. Zapewnienie osoby do obsługi na targach 30%
3. Odległość hotelu 20%
4. Powierzchnia stoiska wystawowego na targach 5%
5. Lokalizacja stoiska wystawowego na targach 5%
SUMA 100
Kryterium 1 – Cena brutto za „Udział w tragach/misji w charakterze wystawcy” (C)

Największą liczbę punktów otrzyma oferta z najniższą ceną brutto zaoferowana za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena ofert zostanie dokonana według poniższego wzoru:

C = (Cn / Cb) x 100 x 40%

gdzie:
C – otrzymane punkty w ramach kryterium 1
Cn – cena brutto za „udział w targach/misji w charakterze wystawcy” oferty najtańszej
Cb – cena brutto za „udział w targach/misji w charakterze wystawcy” oferty badanej
Maksymalna liczba punktów możliwa do zdobycia w tym kryterium – 40 punktów.

Kryterium 2 – Zapewnienie osoby do obsługi na targach(O)
Ocenie będzie podlegało zadeklarowanie przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym zapewnienie osoby do obsługi stoiska wystawowego podczas uczestnictwa Zamawiającego w targach (zakres zadać zapewnionej osoby będzie obejmował montaż, demontaż stoiska, podłączenia mediów, opłaty rejestracyjne, załatwianie spraw administracyjnych w miejscu targów).
Wykonawca otrzyma 30 punktów, jeżeli zadeklaruje udział osoby do obsługi stoiska wystawowego podczas uczestnictwa Zamawiającego w targach.
Wykonawca otrzyma 0 punktów, jeżeli nie zadeklaruje udziału osoby do obsługi stoiska wystawowego podczas uczestnictwa Zamawiającego w targach.

Maksymalna liczba punktów możliwa do zdobycia w tym kryterium – 30 punktów.

Kryterium 3 – Odległość hotelu (H)
Ocenie będzie podlegała zadeklarowana przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym odległość hotelu od miejsca targów.
Wykonawca otrzyma 20 punktów, jeżeli zadeklaruje odległość hotelu od targów – czas dojazdu środkami komunikacji publicznej lub pieszo nie większą niż 15 minut.
Wykonawca otrzyma 0 punktów, jeżeli zadeklaruje odległość hotelu od targów – czas dojazdu środkami komunikacji publicznej lub pieszo większy niż 15 minut.

Maksymalna liczba punktów możliwa do zdobycia w tym kryterium – 20 punktów.

Kryterium 4 – Powierzchnia stoiska wystawowego na targach (S)
Ocenie będzie podlegała zadeklarowana przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym powierzchnia stoiska na targach.
Wykonawca otrzyma 5 punktów, jeżeli zadeklaruje powierzchnię stoiska targowego większą niż 12 m2.
Wykonawca otrzyma 0 punktów, jeżeli zadeklaruje powierzchnię stoiska targowego - 12 m2 lub mniejszą.

Maksymalna liczba punktów możliwa do zdobycia w tym kryterium – 5 punktów.

Kryterium 3 – Lokalizacja stoiska wystawowego na targach (L)
Ocenie będzie podlegała zadeklarowana przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym lokalizacja stoiska wystawowego na targach.
Wykonawca otrzyma 5 punktów, jeżeli zadeklaruje lokalizację stoiska wystawowego na targach usytuowanego przy głównych wejściach frontem do tych wejść lub stoiska narożne.
Wykonawca otrzyma 0 punktów, jeżeli nie zadeklaruje lokalizację stoiska wystawowego na targach usytuowanego przy głównych wejściach frontem do tych wejść lub stoiska narożne.

Maksymalna liczba punktów możliwa do zdobycia w tym kryterium – 5 punktów.
Oferta, która uzyska największą liczbę punktów (P), będącą sumą punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach:

P = C + O + H + S + L
zostanie uznana za najkorzystniejszą.
Łączna maksymalna liczba punktów możliwa do zdobycia – 100 punktów.

Wykluczenia

1) Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się:
a) wykonawcę, który nie wykazał spełnienia kryteriów udziału w postępowaniu lub nie wykazał braku podstaw wykluczenia;
b) wykonawcę powiązanego osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym;
c) wykonawcę, który wprowadził zamawiającego w błąd przy przedstawieniu informacji, że nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu lub który zataił te informacje lub nie jest w stanie przedstawić wymaganych dokumentów;
d) wykonawcę, który w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające w błąd zamawiającego, mogące mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

2) Oferta zostaje odrzucona jeżeli:
a) treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
b) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
c) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
d) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia,
e) zawiera błędy w obliczeniu ceny, których nie można poprawić,
f) w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania, wykonawca nie zgodził się na poprawienie omyłki pisarskiej lub omyłki rachunkowej polegającej na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty,
g) nie została wyrażona zgoda wykonawcy na przedłużenie terminu związania ofertą.

3) Postępowanie o udzielenie zamówienia zostaje unieważnione, jeżeli:
a) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
b) wystąpiła istotna zmiana okoliczności, która powoduje, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
c) nie zostały zamawiającemu przyznane środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, które ten zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia;
d) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy;
e) do terminu składania ofert nie wpłynie żadna oferta nie podlegająca odrzuceniu.

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

4 SYSTEM POLSKA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Adres

Bohaterów Westerplatte 30

65-034 Zielona Góra

lubuskie , Zielona Góra

Numer telefonu

684510888

Fax

684510888

NIP

9291660561

Tytuł projektu

Promocja marki 4system na rynkach perspektywicznych

Numer projektu

POIR.03.03.03-08-0008/17-00

Informacja o wybranym wykonawcy

Rozstrzygnięte

Nazwa i adres, data wpłynięcia oferty oraz jej cena

online-skills sp. z o.o.
ul. Święty Marcin 29/8
61-806 Poznań
Data wpłynięcia: 30.03.2018, godz. 15:30
Cena: 976 927,50 zł brutto
Liczba wyświetleń: 548