Strona główna
Logo unii europejskiej

Zapytanie ofertowe w trybie konkurencyjności Nr 3/OWES/2017 z dnia 09.06.2017 dotyczące wynajmu sal szkoleniowych oraz cateringu

Data publikacji: 09.06.2017

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 20-06-2017

Numer ogłoszenia

1038412

Status ogłoszenia

Zakończone

Treść ogłoszenia została zmieniona

Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych zaprasza do złożenia oferty w zakresie:
a) wynajmu sal szkoleniowych (wielkość sali dostosowana do 20 osobowej grupy uczestników dorosłych) w Białymstoku – 12 dni szkoleniowych 8 godzinnych;
b) zapewnienia wyżywienia oraz przerw kawowych dla uczestników 4 trzydniowych cykli szkoleniowych (12 dni szkoleniowych) – łącznie 180 posiłków oraz 180 przerw kawowych;
w terminach określanych w harmonogramach miesięcznych przez Zamawiającego w okresie lipiec 2017 do lipiec 2018 roku.

Miejsce i sposób składania ofert

1. Ofertę można złożyć osobiście w Biurze Projektu „Białostocki Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej” ( ul. Modlińska 6 lok. U3, 15-066 Białystok) lub przesłać pocztą do dnia 20.06.2017 r, do godz. 15.00 (wiążąca jest data wpływu Oferty do Biura Projektu) lub przesłać pocztą elektroniczną (skany) na adres biuro@owop.org.pl.
2. Oferta przesyłana pocztą lub dostarczona osobiście powinna zostać złożona w zamkniętej kopercie. Koperta powinna być opatrzona pieczęcią firmową oraz adresem
Ośrodka Wspierania Organizacji Pozarządowych i dopiskiem: „Oferta na organizację szkoleń – projekt Białostocki Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej”. Oferta przesłana pocztą elektroniczną powinna być zatytułowana „Oferta na organizację szkoleń – projekt Białostocki Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej”.

Miejsce złożenia oferty, adres korespondencyjny:

Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych
15-066 Białystok, ul. Modlińska 6, lok. U3; tel./fax. +48 85 675 21 58

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę
biuro@owop.org.pl

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

biuro@owop.org.pl

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Karolina Poczykowska, email: karolina.poczykowska@owop.org.pl;

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

+48 85 675 21 58

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest:
a) zapewnienie sal szkoleniowych na 12 dni szkoleniowych – 8 godzinnych dla grup do 20 osób (średnio na szkoleniu 15 osób) w tym:

b) zapewnienie przerw kawowych wraz z wyżywieniem dla uczestników szkoleń – łącznie 180 przerw kawowych oraz 180 obiadów.

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi cateringowe

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: podlaskie Powiat: Białystok Miejscowość: Białystok

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest:
a) zapewnienie sal szkoleniowych na 12 dni szkoleniowych – 8 godzinnych dla grup do 20 osób (średnio na szkoleniu 15 osób) w tym:

b) zapewnienie przerw kawowych wraz z wyżywieniem dla uczestników szkoleń – łącznie 180 przerw kawowych oraz 180 obiadów.

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest:
a) zapewnienie sal szkoleniowych na 12 dni szkoleniowych – 8 godzinnych dla grup do 20 osób (średnio na szkoleniu 15 osób) w tym:

b) zapewnienie przerw kawowych wraz z wyżywieniem dla uczestników szkoleń – łącznie 180 przerw kawowych oraz 180 obiadów.

Terminy szkoleń i liczba uczestników na każdym szkoleniu będą podawane Wykonawcy w harmonogramach miesięcznych z wyprzedzeniem dwutygodniowym.

Uczestnicy: W każdym szkoleniu weźmie udział średnio 15 uczestników. Łącznie w szkoleniach weźmie udział 60 osób (każda osoba weźmie udział w trzech dniach szkoleń).


Lokalizacja: hotel/ośrodek konferencyjny lub inny obiekt wyposażony w salę szkoleniową zlokalizowany w Białymstoku (komunikacja miejska w odległości max 200 m) dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
Miejsce szkolenia powinno posiadać, co najmniej podjazd dla osób z niepełnosprawnością ruchową oraz pomieszczenia wyposażone w węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
Sala szkoleniowa powinna być przestrzenna i jasna. Odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej. Krzesła miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka oraz stoły z możliwością przedstawiania w celu dostosowania do potrzeb grupy. Klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury.
Wyposażenie sali szkoleniowej: flipchart, ekran, rzutnik multimedialny, mazaki.

Zapewnienie obiadu oraz 1 przerwy kawowej (każda przerwa kawowa powinna być ciągła – dostępna w trakcie trwania szkolenia). Obiad składał się będzie z zupy, drugiego dania, oraz wody mineralnej/soku/kompotu, a przerwy kawowe z kawy, herbaty, wody, soków, ciasta i ciasteczek, cukru, mleka do kawy, cytryny w plasterkach.
W przypadku udziału w szkoleniu uczestnika o specjalnych potrzebach żywieniowych – dieta wegetariańska/wegańska. Wykonawca zapewni odpowiedni posiłek po zgłoszeniu potrzeby przez Zamawiającego na 3 dni przed szkoleniem.


Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa, zastawa ceramiczna i szklana). Zamawiający zastrzega, aby posiłki podawane były w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników szkolenia lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkolenia.

Kod CPV

55120000-7

Nazwa kodu CPV

Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Dodatkowe przedmioty zamówienia

55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Harmonogram realizacji zamówienia

Okres realizacji szkoleń lipiec 2017 do lipiec 2018 roku

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki:
• Akceptują treść zapytania bez zastrzeżeń – złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania.
• Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakazują obowiązek ich posiadania.
• Posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie.
• Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
• Nie są powiązani osobowo i kapitałowo z Zamawiającym.

W odniesieniu do warunku posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że posiada aktualny (nie starszy niż 3 m-ce) odpis z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS – do oferty należy dołączyć odpis. Należy dołączyć do oferty wykaz usług według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego (z podaniem takich informacji jak: przedmiot (zakres) usługi, daty wykonania, odbiorcy, ilość osób odbywających szkolenie, wartość usługi) oraz referencje potwierdzające należyte wykonanie usług wskazanych w wykazie.

Wykaz usług winien zostać złożony w oryginale, a referencje mogą zostać złożone także w formie kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.

Wiedza i doświadczenie

W odniesieniu do warunku posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia, za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że:
• wykonał w sposób należyty, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej trzy usługi o zakresie podobnym do przedmiotu zamówienia.
Za usługę podobną do przedmiotu zamówienia Zamawiający uzna zorganizowanie min. trzech szkoleń jednodniowych dla co najmniej 15 osób, gdzie zakres szkolenia (usługi) obejmował min. zapewnienie: sali szkoleniowej, catering w trakcie szkolenia, oraz wyżywienia dla uczestników szkolenia.

Sytuacja ekonomiczna i finansowa

W odniesieniu do warunku znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że osiągnął w roku 2016 obroty 3 krotnie wyższe od łącznej sumy złożonej oferty.

W celu wykazanie spełnienia ww. warunku niezbędne jest załączenie do oferty oświadczenia o wysokości obrotu osiągniętego w 2016 r.

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

Na ofertę składają się:
• formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego,
• aktualny (nie starszy niż 3 m-ce) odpis z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS Wykonawcy,
• wykaz wykonanych usług (Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego) wraz z referencjami;
• oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym (Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego),
• oświadczenie o spełnianiu /nie spełnianiu klauzul społecznych
• oświadczenie Wykonawcy potwierdzające uzyskane obroty w 2016 roku,
• propozycja miejsca odbywania szkoleń w Białymstoku
• propozycja przykładowego menu

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji
Opis sposobu obliczania ceny oferty:

1. Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie w Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego łącznej ceny ofertowej brutto za wykonanie zamówienia liczbowo oraz słownie.

2. Cena oferty musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia określonym w niniejszym zapytaniu.

3. Cena podana przez Wykonawcę w ofercie jest ostateczna i nie może podlegać podwyższeniu w toku realizacji zamówienia.

4. Ceny muszą być: podane i wyliczone w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku (zasada zaokrąglenia – poniżej 5 należy końcówkę pominąć, powyżej i równe 5 należy zaokrąglić w górę).

5. Cena oferty winna być wyrażona w złotych polskich (PLN).

6. Jeżeli w postępowaniu złożona będzie oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu dokonania oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej cenie podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodne z obowiązującymi przepisami. W takim przypadku Wykonawca podaje w formularzu ofertowym jedynie cenę jednostkową netto i wartość netto przedmiotu zamówienia, zmieniając odpowiednio opisy poszczególnych pozycji z „brutto” na „netto”.

7. Zamawiający poprawi w treści oferty Wykonawcy omyłki polegające na podaniu różnej ceny za wykonanie zamówienia liczbowo oraz słownie. W takim przypadku za prawidłową zostanie uznana cena podana liczbowo.

8. Zamawiający informuje, iż w treści oferty Wykonawcy poprawi:

1) oczywiste omyłki rachunkowe polegające w szczególności na:

a) błędnych obliczeniach matematycznych (mnożenie, dodawanie), a w konsekwencji wprowadzonych w ten sposób zmian poprawi końcową wartość oferty,

b) niewpisaniu wyniku działania matematycznego (mnożenie, dodawanie),

c) niewpisaniu ceny jednostkowej, jeżeli można ją obliczyć na podstawie wartości i liczby jednostek miary określonych dla danej pozycji w ofercie Wykonawcy,

d) przy poprawianiu oczywistych omyłek rachunkowych, o których mowa w lit. a i b, Zamawiający zawsze za prawidłową uzna cenę jednostkową brutto;

2) inne omyłki w szczególności polegające na:

a) błędnym opisaniu pozycji formularza cenowego lub wpisaniu ilości jednostek lub nazwy jednostki miary w treści złożonego przez Wykonawcę formularza cenowego, dostosowując ich treść do odpowiednich dokumentów wzorcowych zamieszczonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia;

b) zdublowaniu tych samych pozycji w formularzu cenowym, poprzez wykreślenie z formularza cenowego zdublowanych pozycji i pozostawienie tylko jednej z nich, w sytuacji, kiedy zdublowane pozycje będą zawierać inne ceny Zamawiający wykreśli pozycję o wyższej cenie;
3) Inne omyłki nie powodujące istotnych zmian w treści oferty.
Ocena ofert

1. Oceny ofert będzie dokonywała Komisja Oceny Ofert (KOO).
2. Oferty oceniane będą w II etapach:

I etap: badanie i ocena w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu
W I etapie Zamawiający będzie badał czy oceniana oferta spełnia/nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.

Oferty niekompletne nie będą rozpatrywane w ocenie merytorycznej.

II etap: ocena merytoryczna według kryteriów określonych poniżej.
W II etapie rozpatrywane będą oferty nie podlegające odrzuceniu.
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający przyjął następujące kryteria przypisując im odpowiednio wagi procentowe:

Kryterium I – cena oferty brutto – 60%.
W kryterium I „cena oferty brutto” ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:
oferta z najniższą ceną ofertową brutto cena / cena ofertowa brutto oferty ocenianej
wartość punktowa oferty = ----------------------------------------------------------- x 100 x 60%
Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 60 pkt.

Kryterium II – liczba zorganizowanych szkoleń spełniających warunki określone w pkt IV.2 tiret 2 niniejszego zapytania ofertowego – 30%. Zamawiający przyzna punkty w tym kryterium pod warunkiem ujęcia usługi (szkolenia) w wykazie doświadczenia (załącznik nr 2 do zapytania) oraz załączenia dla usługi referencji należytej jej realizacji.

• Jeżeli oferent posiada doświadczenie w organizacji min. 10 szkoleń w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – otrzyma 30 pkt.

• Jeżeli oferent posiada doświadczenie w organizacji min. 5 szkoleń w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – otrzyma 20 pkt.

• Jeżeli oferent posiada doświadczenie w organizacji min. 3 szkoleń w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – otrzyma 10 pkt.

Kryterium III – spełnienie klauzul społecznych 10% - 10 pkt. (zgodnie z załącznikiem nr 4 do zapytania ofertowego).
Punkty za kryterium „Klauzule społeczne” (tj. 10%), zostaną przyznane na podstawie oświadczenia według wzoru określonego w załączniku nr 4 do formularza ofertowego zawierającego informacje czy i w jaki sposób przy realizacji zamówienia będą stosowane klauzule społeczne, tzn. ile osób znajdujących się w szczególnej sytuacji na rynku zatrudnione na umowę o pracę tj.: osób z niepełnosprawnościami, osób bezrobotnych lub takich o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym o którym mowa w ustawie z dnia 13 czerwca 2003 roku o zatrudnieniu socjalnym zostanie zaangażowanych przy realizacji zamówienia min. na cały czas jego trwania i czym się będą zajmowały przy realizacji zamówienia. Spełnienie klauzuli społecznej oznacza zaangażowanie na umowę o pracę min. 1 osoby spełniającej w/w warunki.
 oferta, która będzie spełniała kryterium otrzyma 10 pkt
 oferta, która nie będzie spełniania kryterium otrzyma 0 pkt

Wykluczenia

Zamawiający nie może udzielić zamówienia Wykonawcom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
• uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
• posiadaniu, co najmniej 10 % udziału lub akcji;
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki i kurateli.

Oferent jest obowiązany dołączyć do formularza ofertowego oświadczenie (Załącznik nr 3) o braku w/w powiązań pomiędzy składającym ofertę a Beneficjantem.

Zamawiający - Beneficjent

Nazwa

OŚRODEK WSPIERANIA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH

Adres

Modlińska 6/U3

15-066 Białystok

podlaskie , Białystok

Numer telefonu

856752158

Fax

85675

NIP

9661416676

Tytuł projektu

Białostocki Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej

Numer projektu

RPPD.07.03.00-20-0013/16-00

Informacja o wybranym wykonawcy

Rozstrzygnięte

Nazwa i adres, data wpłynięcia oferty oraz jej cena

Oferent Hass Wasiluk Spółka Jawna, ul. Boczna 1, 15-181 Białystok, Hotel Podlasie & Restauracja Lipowy Ogród
Oferta została złożona pocztą elektroniczną w dniu: 20.06.2017 o godz. 13.45
Cena usługi: 11 160 zł
Liczba wyświetleń: 312